Учет склада

Складские документы — это комплекс бумаг, фиксирующих приход, передвижение и выбытие ТМЦ, который необходим для строгой организации учета на предприятии.

Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

  • что относится к складским документам;
  • в каких ситуациях используется каждый из них;
  • где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Этапы учета и их документирование

Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

Таблица. Перечень складских документов.

Компонент учета

Что это

Образцы складских документов

Зачем нужны

Количество экземпляров

Поступление

Товарная накладная

ТОРГ-12

Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ

Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Накладная на отпуск материалов на сторону

М-15

Получить ТМЦ с другого адреса

Приходный ордер

М-4

Зафиксировать прибытие

Один с подписями кладовщика и экспедитора

Акт о расхождении

ТОРГ-2

Задокументировать несоответствие по количеству и качеству

Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии

Чек из кассового аппарата

Фискальный чек

Подтвердить факт покупки

Два: один — для покупателя, второй — для ФНС

Складская ведомость, акт, справка

Прочие

Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом

Фактический учет

Партионная карта

МХ-10

Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной

Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию

Карточка учета материалов

М-17

Учесть материалы по сортам и видам

Один

Внутреннее перемещение

Требование-накладная

М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад

Инвентаризация

Приказ о проведении инвентаризации

ИНВ-22

Инициировать проверку с указанием причины

Один — для председателя инвентаризационной комиссии

Инвентаризационная опись

ИНВ-3

Отразить фактическое наличие ТМЦ

Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию

Сличительная ведомость

ИНВ-19

Зафиксировать отклонение от учетных показателей

Ведомость учета результатов инвентаризации

ИНВ-26

Оформить результаты

Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию

Хранение

Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение

МХ-1

Оформить принятие по договору хранения

В соответствии с договором

Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение

МХ-2

Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя

Один

Выбытие

Лимитно-заборная карта

М-8

Отразить отпуск материалов при наличии лимитов

Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел

Накладная на отпуск материалов на сторону

М-15

Передать ТМЦ по другому адресу

Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Требование-накладная

М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел

Товарная накладная

ТОРГ-12

Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ

Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Почему некоторые формы совпадают

Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.

То же самое касается требования-накладной М-11. При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.

Что значит «ценная бумага» в учете склада

Обратимся к статье 912 Гражданского кодекса. Из нее понятно, какие складские документы являются ценными бумагами. К ним относятся:

  • двойное складское свидетельство;
  • каждая из его частей в отдельности;
  • простое складское свидетельство.

Все они являются доказательствами принятия товаров на хранение, выдаваемыми на руки владельцу этих ТМЦ. В дальнейшем обладатель может брать под них кредиты или давать товары в залог.

Введение

Остатки — это количество товара, которое есть у вас в распоряжении. Учет остатков — это возможность контролировать количество товара. При оформлении заказа товар будет резервироваться (вычитаться) и так до тех пор, пока количество товара не станет равным нулю, что сделает невозможным оформить заказ.

В первую очередь, учет остатков направлен на улучшение сервиса обслуживания. Если у вас есть склад, то вы сможете показать покупателю, что быстро и оперативно отправите ему заказ.

Кроме того, учет остатков позволяет не скрывать товары, которых нет в наличии, а просто показывать, что позиция будет под заказ. Это очень хорошо с точки зрения поисковой оптимизации. Страница товара никуда не пропадает, а покупатель может оставить телефон, если очень хочет получить этот товар.

Включение учета остатков

Учет остатков по умолчанию отключен. Чтобы задействовать его, нужно перейти в ПУ — ИМ — Настройки модуля, в настройках найти строчку «Вести учёт остатков товара в поле $STOCK$» и поставить галочку в ней. Появится ряд настроек.

Отсутствие целочисленного положительного значения в этом поле (в поле $STOCK$ — прим. автора), отображающего его количественный остаток, будет интерпретироваться как отсутствие товара

Как вы уже догадались, поле $STOCK$ должно иметь числовое значение. Если оно пустое, меньше или равно нулю, содержит текст или символы, то будет считаться, что данный товар отсутствует на складе.

Из числа в поле $STOCK$ будет вычитаться количество товара, которое пользователь заказал. Вычитаться купленный товар из остатков может при оформлении или оплате заказа (вернуться к этому мы сможем при знакомстве со статусами заказа).

Вы можете позволять оформлять в заказы товары с остатком ноль, если уверены, что сможете быстро доставить отсутствующий товар. Или наоборот, в целях избежания недоразумений, запретить такую возможность.

Автоматически скрывать отсутствующие товары я вам крайне не рекомендую из-за того, что это может отрицательно сказаться на поисковом продвижении скрываемого товара.

Автоматически активация товаров при появлении их на складе поможет вам не выполнять проверку наличия товаров после обновления прайса.

Может случиться так, что заказанное количество товара превышает наличие на складе. Тогда мы можем показывать остаток в заказе, это поможет сориентироваться покупателю и, вероятно, снизить количество товара до того значения, которое есть в наличии.

Ввод количества товара

Итак, мы знаем, что количество остатков товара содержится в поле $STOCK$. Чтобы быстро его заполнить для всех товаров, можно вернуться к урокам по подготовке и настройке прайса и вспомнить, как это делается.

Также мы помним из урока 10, что ввести остаток товара можно прямо с сайта в форме редактирования, поле остаток товара.

Есть еще один быстрый и удобный способ задать количество товара на складе. Для этого перейдем в ПУ — ИМ — Перейти к управлению товарами.

Мы уже знакомились с панелью управления товарами в 13-ом уроке. Сегодня мы узнаем еще одну её замечательную функцию — быстрое обновление остатков товара.

В первую очередь, необходимо отобразить колонку «Остаток». Для этого нажмите по кнопке «Настройка отображаемых полей в списке товаров».

Выберите «Остаток». Несколько полей можно выбрать удерживая Ctrl на клавиатуре. Нажмите «Применить» по окончанию.

Наблюдаем новый столбец «Остаток», в поля которого можно ввести значения просто щелкнув по ним левой клавишей мыши. Значения автоматически сохранятся после того, как вы щелкните мышью где-нибудь рядом (но не по полю).

Вот так быстро можно изменять остатки товаров.

Склад по опциям

Все, что мы рассматривали ранее действительно только для товаров, у которых нет опций. Ведь остаток задавался на все позиции товара, неважно, какого цвета или размера. Но для нас важно показать покупателю, сколько именно осталось товара конкретного размера и цвета. Для этих целей существует «Склад по опциям».

Склад по опциям позволяет задать остаток товара с конкретно опцией. Сделать это можно одним единственным способом через магазин. Для этого мы должны быть авторизованы на сайте.

Перво-наперво, нужно выбрать, у товаров с какими опциями мы будем учитывать остатки. Для этого установите опции в нужное положение и нажмите «Добавить в набор». В нашем случае я выбираю Товар 1 красного цвета с размером M. Так нужно сделать для каждого товара. Вот, что получается в итоге:

Заполните количество и нажмите «Сохранить всё/выбранное». Готово.

Есть замечательная кнопка «Сгенерировать всё», которая автоматически создаст все возможные сочетания товаров по опциям. Вот, что получается:

Это удобно, но сначала нужно удалить все наборы опций, которые вы создавали вручную. Здесь поможет кнопка «Удалить всё».

После того, как вы установите остатки для опций, на странице будет действовать $STOCK_TOTAL$. Эта переменная отвечает за вывод остатка всех опций товара.

Из урока мы узнали, что для учета остатков, нужно:

  • активировать соответствующую опцию в настройках модуля
  • заполнить поле $STOCK$ товара целыми числовыми значениями в прайсе XLS, панели управления товарами или через форму редактирования товара на сайте

Учет остатков опций производится для товаров у которых активированы опции. Необходимо сформировать наборы опций на странице «Склад по опциям» для каждого товара и указать остатки для каждого набора.

Указать остатки по опциям через обработчик прайсов в настоящее время нельзя.

На этом урок подошел к концу. В следующем уроке мы научимся быстро обновлять цены и остатки для товаров загруженных через обработчик.

Количественно-суммовой учет

При количественно-суммовом учете товары учитываются на складе и в бухгалтерии торговой организации и по количеству в натуральных единицах, и по стоимости в денежном выражении.

Количественно-суммовой учет применяют в оптовой торговле. Рассмотрим способы учета товаров, применяемые при количественносуммовом учете товаров.

Сортовой учет

Сортовой учет товаров ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения товаров. Внутри каждого места хранения учет ведется по номенклатурным номерам и группам товаров.

В бухгалтерском учете эта информация группируется по субсчетам и синтетическим счетам. Представим принцип сортового учета в виде схемы:

Номенклатурный номер

Группа

товаров

Номенклатурный номер

Номенклатурный номер

Склад

Номенклатурный номер

Группа

товаров

Субсчет к балансовому счету

Номенклатурный номер

Номенклатурный номер

Номенклатурный номер

Балансовый

счет

Номенклатурный номер

Группа

Склад

Номенклатурный номер

товаров

Номенклатурный номер

Номенклатурный номер

Группа

Номенклатурный номер

товаров

Субсчет к балансовому

Номенклатурный номер

Группа

товаров

Склад

Номенклатурный номер

счету

Номенклатурный номер

Существует два вида сортового учета:

а) с использованием оборотных ведомостей;

б) сальдовым методом.

Рассмотрим два варианта учета с использованием оборотных ведомостей. й вариант: складской учет — количественный в разрезе номенклатурных номеров; бухгалтерский учет дублирует складской учет в разрезе номенклатурных номеров, но учет ведется и в количественном, и в стоимостном выражении.

Бухгалтерия составляет карточки количественно-суммового учета на каждый номенклатурный номер. Ежемесячно в каждой карточке выводят обороты за месяц и остаток товара на конец месяца. На основании карточек составляют оборотные ведомости за месяц по каждому складу.

Оборотная ведомость имеет следующий вид:

Номенк

латурный

номер

Наиме

нование

товара

Единица

измере

ния

Учетная

цена

Остаток на конец месяца

Приход за месяц

Расход за месяц

Остаток на конец месяца

о

в

т

с

е

ч

и

оли

к

а

м

о

в

т

с

е

ч

и

оли

к

а

м

о

в

т

с

е

ч

и

оли

к

а

м

о

в

т

с

е

ч

и

оли

к

а

м

/>Итого по г

руппе:

х

х

х

х

Итого по г

руппе:

х

х

х

х

Итого по группе:

х

х

х

х

Итого по складу:

х

х

х

х

Итого по субсчету:

х

х

х

х

Итого по балансовому счету:

х

х

х

х

В конце каждого месяца бухгалтер производит сверку данных бухгалтерского учета с карточками складского учета.

После проведения сверки и подтверждения товарных остатков составляется сводная оборотная ведомость (в суммовом выражении):

Балансовый счет: 41

Субсчет №

Склад

(подразделение)

Остаток на начало месяца

Приход за месяц

Расход за месяц

Остаток на конец месяца

ИТОГО:

й вариант: на складе ведутся карточки количественно-суммового учета по каждому номенклатурному номеру; бухгалтерия карточки не ведет. Поступившие приходные и расходные документы на товар группируют по номенклатурным номерам, по ним подсчитывают итоги по приходу и расходу и записывают в обо-

ротную ведомость. Оборотная ведомость имеет такой же вид, как и в предыдущем варианте.

При применении сальдового метода бухгалтерия ведет учет движения товаров в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов только в денежном выражении. Количественный и суммовой учет в разрезе номенклатурных номеров ведется на складе. Когда работник склада сдает в бухгалтерию первичные документы по приходу и выбытию товаров, бухгалтер проверяет записи в карточках складского учета. По карточкам складского учета составляется сальдовая ведомость, которая имеет следующий вид:

Номен

клатур

ный

номер

Остаток на 01.01

Остаток на 01.02

Остаток на 01.01

кол-во

сумма

кол-во

сумма

кол-во

сумма

кол-во

сумма

Итого

по

группе

х

х

х

/>х

Итого

по

группе

х

х

х

х

Итого

по

складу

х

х

х

х

По данным сальдовой ведомости по каждому складу составляется сводная сальдовая ведомость (только в денежном выражении):

Склад

Остаток на:

1^

Итого по субсчету

Итого по балансовому счету

Партионный учет

Партионный учет ведут на специальных карточках — партионных картах. Партионные карты составляют по унифицированным формам МХ-10 (см. приложение № 82). Порядок заполнения партионных карт рассмотрен в подразделе 4.3. В этих картах отражают приход и расход товаров из одной партии.

Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии товаров. Номер партионной карты соответствует номеру партии товаров. При этом на складе каждая партия товаров располагается обособленно. При отпуске товаров со склада в первичных расходных документах обязательно указывают номер партии. После полного выбытия партии или при незначительных остатках товаров из партии проводят инвентаризацию для выявления излишков или недостачи товаров. Выявленные излишки приходуют. При обнаружении недостачи суммы в пределах норм естественной убыли списывают в расходы на продажу, а суммы недостачи сверх норм естественной убыли относят на виновных лиц.

При партионном учете оборотные ведомости составляются обособленно по товарам каждой партии. Оборотные ведомости составляют на 1-е число каждого месяца или на дату проведения инвентаризации по данным партионных карт. Суммовые итоги оборотной ведомости должны быть тождественны оборотам и сальдо по счету учета товаров (41-й балансовый счет), а натуральные показатели — данным складского учета материально ответственных лиц. Оборотная ведомость составляется по унифицированной форме МХ-19 (см. приложение № 83). Порядок заполнения оборотной ведомости рассмотрен в подразделе 4.3.

Количественно-суммовой учет в розничной торговле

В розничной торговле применение количественно-суммового учета товаров возможно только при использовании соответствующих средств автоматизации. В таких случаях учет товаров по покупным ценам в розничной торговле не вызывает проблем. Производители товаров наносят на упаковку, товарные ярлыки или сам товар штрихкод, который несет в себе информацию о стране-изготовителе или продавце продукции, предприятии-изготовителе и о характеристиках

товара (наименование, размеры и т.п.). При поступлении товаров в магазин информация об их наименовании, отличительных признаках, количестве и покупной цене записывается в базу данных с помощью сканирующего устройства. При отсутствии штрих-кодов производителя информация заносится вручную, товару присваивается внутренний код. При продаже товара информация таким же образом заносится в базу данных. Покупатель предъявляет кассиру купленный товар, данные о котором считываются с помощью сканера. При этом на контрольно-кассовом чеке пробиваются наименование, количество, цена и стоимость проданного товара по розничным ценам. Такой чек представляет собой аналог товарной накладной. На основании данных о наименованиях и количестве проданного товара компьютерным способом формируется информация о стоимости проданного товара в учетных ценах.

В розничном предприятии с небольшой номенклатурой товаров для количественно-суммового учета можно применять партионный учет. При этом движение документов организуют в таком порядке: материально ответственное лицо на складе при поступлении товаров заполняет партионные карты; при передаче товаров в торговый зал материально ответственное лицо совместно с материально ответственным лицом торгового зала (продавец, зав.отделом, администратор, менеджер или др.) составляют новую партионную карту для торгового зала с указанием покупной (учетной) цены; реализация товара покупателям отражается в партионной карте торгового зала.

Пример 1.12/1

На склад магазина поступила партия детских велосипедов в количестве 100 штук по 472 рубля за 1 штуку, в том числе НДС — 72 рубля.

При поступлении велосипедов на складе магазина оформлена партионная карта № 107/склад.

Приведем фрагмент этой карты:

Накладная

Отправи

тель/

Получатель

Еди

ница

изме

рения

Коли-

чест-

во

Учет

ная

цена,

руб.

С

р

у

Р

дата

номер

1*

ПРИХОД

Завод

велосипедов

Шт.

40 000

РАСХОД

92/торг.зал

Отдел спорт. товаров

Шт.

95/торг.зал

Отдел спорт. товаров

Шт.

99/торг.зал

Отдел спорт. товаров

Шт.

Итого расход

18 000

ОСТАТОК

22 000

Примечание. Нумерация граф соответствует нумерации унифицированной формы МХ-10, фрагмент которой приведен в данном примере. Графы 8.1 и 8.2 добавлены организацией самостоятельно на основании Постановления Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20. Эти графы добавлены с целью упрощения материального и бухгалтерского учета движения товаров.

В торговом зале при получении товаров оформлены следующие партионные карты:

Партионная карта

Отправитель/

Получатель

Еди

ница

изме

рения

Коли-

чест-

во

Учет

ная

цена,

руб.

Сумма,

руб.

дата

номер

ПРИХОД

92/торг.зал

Склад

магазина

Шт.

rowspan=»2″>

Отправитель/

Получатель

Партионная карта

Еди

ница

изме

рения

Коли-

чест-

во

Учет

ная

цена,

руб.

С

р

у

,

дата

номер

РАСХОД

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

1 200

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Итого расход

ОСТАТОК

Партионная карта

Отправитель/

Получатель

Еди

ница

изме

рения

Коли-

чест-

во

Учет

ная

цена,

руб.

Сумма,

руб.

дата

номер

ПРИХОД

95/торг.зал

Склад

магазина

Шт.

РАСХОД

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Партионная карта

Отправи

тель/

Получатель

Еди

ница

изме

рения

Коли-

чест-

во

Учет

ная

цена,

руб.

Сумма,

руб.

дата

номер

ПРИХОД

99/торг.зал

Склад

магазина

Шт.

РАСХОД

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Продажи торгового зала

Шт.

Итого расход

ОСТАТОК

По окончании месяца — 31 мая 2008 года — остаток товаров на складе и в отделах магазина определим по данным партионной карты склада и партионных карт отдела. Эти данные заносятся в Ведомость

учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения унифицированной формы МХ-19. Приведем фрагмент этой формы для нашего примера:

*Примечание. Нумерация граф соответствует нумерации унифицированной формы МХ-19, фрагмент которой приведен в данном примере. Поскольку ведомость МХ-19 открывается на год, а каждая страница этой формы содержит данные за квартал, то остатки товаров на конец мая (2-го месяца квартала) будут отражены в графах 10 и 11.

Таким образом, в розничном магазине остаток товаров в покупных ценах на конец месяца составил 26 400 рублей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *