Выдача иностранной валюты под отчет

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

  • сумма наличных денег;
  • срок выдачи наличных денег;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Орлова О.О.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Выдачу разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

БИК: 045402790

Кор/счет: 30101810800000000790

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Перечисление разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

  1. Кассир готовит нужную сумму денег.
  2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
  3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
  4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
  5. Кассир подписывает РКО.

Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

  • полученных с расчетного счета организации
  • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

  1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

  1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

  1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
  • временных финансовых трудностей
  • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
  1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

Многие клиенты крупнейшего отечественного банка – Сбербанка – предпочитают хранить деньги на банковском вкладе в долларах. Некоторые используют иностранную валюту для проведения финансовых транзакций в то время, как другие переводят деньги в инвалюте. Поэтому нужно разобраться в том, как можно снять валюту с валютного банковского счета в Сбербанке.

Действующее законодательство накладывает определенные ограничения по использованию и хождению иностранной валюты. По этой причине клиенты Сбербанка и других финансовых организаций не могут просто так пересылать друг другу инвалюту. При этом в евро, доллара и других иностранных деньгах клиенты банков могут открывать счета и хранить свободные средства в виде депозитного вклада.

О валютных счетах Сбербанка

Валютные счета в Сбербанке можно разделить на три отдельных группы:

  • депозитные вклады представляют собой обычные вклады, имеющие дату начала действия и окончания. При хранении таким способом денег на банковском счету финансовая организация будет начислять процент. В случае с валютными вкладами, размер процентной ставки является номинальным, так как процент по таким вкладам минимальный. Конечно, около 2% по валютному депозиту нельзя назвать существенной суммой, но все же это позволяет несколько скорректировать потерю средств в результате инфляционных процессов. При этом в отношении таких вкладов действуют некоторые ограничения. Снять валютный вклад нельзя до момента окончания срока действия депозитного договора, так как это приведет к потере начисленных процентов. На депозит можно положить любую сумму в иностранной валюте. В том случае если деньги с такого вклада будут сниматься после окончания действия депозитного договора, то банк не будет взимать с пользователя никаких дополнительных комиссий. Для обналички крупной денежной суммы необходимо за несколько дней направить в Сбербанк письменное уведомление о необходимости получения денег. Это нужно сделать для того, чтобы банк имел необходимое количество денег для удовлетворения требований клиента. Для того чтобы снять доллары с депозитного счета через банкомат, необходимо предварительно перечислить деньги на пластиковую карту. При этом в этой ситуации можно стукнуться с действующими лимитами по снятию наличных с помощью банкомата, а также с тем, что далеко не везде есть банкоматы, позволяющие проводить автоматические операции для конвертации иностранной валюты в рубли. На сегодняшний день в Sberbank нет банкоматов, выдающих пользователям валюту, хотя представители этой крупнейшей финансовой организации заявляют о вероятном скором появлении такой возможности;
  • клиенты Sberbank могут открыть текущий сберегательный счет. На остаток по такому счету банк также начисляет проценты, правда, их размер составляет всего 0,01%. Главным преимуществом такого счета является то, что с ним можно совершать любые операции. Банк снимает с клиента определенную комиссию за предоставление услуг по его обслуживанию. Пользователь Сбербанка может самостоятельно при необходимости вносить любую сумму на такой счет. При этом физ. лицо не может использовать текущий счет для проведения предпринимательской деятельности. Снимать средства с него можно в любое удобное время. Крупные суммы могут быть выданы клиенту только при предварительном согласовании с банком;
  • также Sberbank может предложить открыть карточный счет, представляющий собой обычный текущий счет, имеющий прямую привязку к пластиковой карте. По принципу действия такие счета работают полностью аналогично текущим счетам. При использовании такого счета клиенту банка придется регулярно оплачивать услуги финансовой организации по обслуживанию счета, а также платить за некоторые дополнительные сервисы, например, за услугу СМС-информирования. Пластиковая карта предоставляет клиентам банка больше мобильности. Она позволяет снимать средства в любое удобное время без необходимости посещения отделения банка. В том случае если пользователь оперирует зачастую небольшими суммами, то ему карта подойдет идеально. При этом нужно отметить, что на карточные счета распространяется лимит по возможности получения наличных средств в день и в месяц.

Важно! Безопасное снятие иностранной валюты любым из перечисленных способов гарантируется Сбербанком, поэтому клиенту этой финансовой организации просто нужно выбрать, какой метод больше всего ему подойдет.

Нюансы снятия валюты со счета

Важно помнить о том, что сейчас снять евро или доллары со счета в Сбербанке с помощью банкомата не получится, так как банкоматы этой финансовой структуры поддерживают выдачу наличных в рублях.

Также важно отметить, что для снятия крупной суммы с текущего или депозитного вклада нужно заблаговременно направить письменное уведомление в Сбербанк для формирования заказа необходимой суммы наличных средств. Чтобы заказать наличные, потребуется:

  • самостоятельно посетить одно из отделений Сбербанка с паспортом;
  • составить заявление с указанием необходимой суммы для снятия средств, а также дату проведения подобной операции;
  • вновь посетить отделение банка в согласованное с сотрудниками финорганизации время с паспортом для получения необходимой суммы наличных средств в иностранной валюте.

Также, помимо снятия наличных в кассе Сбербанка, можно провести операцию по переводу средств на счет другого банка для получения наличных в отделении сторонней финансовой структуры. При этом придется заплатить комиссию в размере 1% от суммы проводимой транзакции.

Можно ли снять с банкомата

На сегодняшний день в сети банкоматов Sberbank нет специальных устройств, поддерживающих возможность прямой конвертации иностранной валюты в рубли или снятия инвалюты. По этой причине единственным способом обналички долларов или евро с банковского счета будет обращение в кассу банка.

Комиссии

При снятии денег в кассе Сбербанка с пользователей комиссия взиматься не будет. Если же возникает необходимость получения наличных средств с вклада, открытого в Sberbank, в кассе другой финансовой структуры, то придется заплатить комиссию в виде 1% от суммы проводимой транзакции. Поэтому для экономии средств рекомендуется обращаться в отделение Sberbank.

Лимиты и ограничения

На сегодняшний день в Sberbank действуют следующие лимиты по снятию наличных средств в иностранной валюте:

  • для карточек Gold – до 300 000 рублей в день (в эквиваленте инвалюты);
  • для карточек Platinum – до 1 миллиона рублей в день (в эквиваленте инвалюты).

Выдача денег под отчет требует от бухгалтера выполнения целого ряда нормативных требований. А если выдается валюта, эти требования еще жестче, а наказание за их невыполнение строже. Разберемся, как организовать выдачу валюты под отчет: наличкой из кассы или перечислением на карту? Можно ли выдавать валютные средства, если сотрудник-иностранец? К каким последствиям может привести незнание нюансов валютного законодательства в такой ситуации?

Что понимать под валютой

В обыденной жизни валютой мы привыкли называть любые денежные знаки, кроме рублей.

В Законе от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» приведена следующая классификация валюты:

Далее мы будем использовать термин «валюта» для обозначения иностранных денежных знаков. А свою отечественную валюту будем именовать рублями.

Когда возникает потребность в выдаче валюты под отчет

Валюту российские работодатели выдают своим сотрудникам, выезжающим в служебные командировки за границу. На период пребывания в служебной поездке им положены не только суточные, но и средства, которыми они будут расплачиваться за проезд и проживание, медицинскую страховку, консульские сборы и иные, согласованные с работодателем расходы (ст. 168 ТК РФ).

Валюта может потребоваться еще одной категории лиц — сотрудникам, выполняющим за границей трудовые обязанности, связанные с разъездным характером работы.

Находясь за границей, сотрудник (подотчетное лицо) должен использовать валюту страны пребывания.

Опасности выдачи валюты из кассы

Выдавать из кассы валютный аванс рискованно — в законодательстве четко этот момент не описан, а контролеры и судьи высказывают по этому вопросу противоположные позиции.

Так, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ разрешаются расчеты в валюте, связанные с загранкомандировками. Однако не сказано, можно ли выдавать валюту из кассы. При этом другой нормой этого же закона однозначно определено, что организации-резиденты могут рассчитываться в валюте только через банковские счета (ч. 2 ст. 14 Федерального закона № 173-ФЗ).

Органы валютного контроля, следуя указанной норме, за выдачу валюты из кассы могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.25 КОАП РФ.

Судьи в условиях такого разночтения склонны принимать сторону компаний. Они не видят в выдаче наличной валюты командированным за границу сотрудникам нарушений валютного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07).

Выдача средств под отчет, по мнению судебных органов, не относится к валютным операциям. При выдаче средств под отчет не происходит их отчуждения. Они остаются в собственности работодателя, поэтому деньги можно выдать через кассу (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.06.2014 № А69-2797/2013).

Позицию банкиров по этому вопросу понять сложно. В одном разъяснении они считают, что выдача валютного аванса на загранкомандировку не противоречит валютному законодательству (Письмо Банка России от 30.07.2007 № 36-3/1381). А в Письме от 31.08.2007 № 12-1-5/1970 высказывают кардинально противоположную точку зрения.

Минфин в Письме от 10.12.2013 № 02-06-007/54200 высказался о наличии у работодателя права на выдачу аванса работнику в иностранной валюте через кассу при условии открытия валютного счета.

Учитывая такую неоднозначность норм закона и мнений контролеров, банкиров, чиновников и судей, вместо выдачи валюты из кассы можно использовать другие способы — перечислять валютные авансы в безналичной форме на банковскую карту или выдавать в рублях.

Как могут наказать за ошибки при выдаче валюты под отчет

Руководителям, бухгалтерам и получающим валюту под отчет сотрудникам при осуществлении валютных операций не следует забывать о ст. 15.25 КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства РФ и актов органов валютного регулирования». В ч. 1 указанной статьи предусмотрено наказание в виде штрафа:

  • на граждан, ИП и юридических лиц — от ¾ до одного размера суммы незаконной валютной операции (то есть от 75% до 100% суммы);
  • на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 руб.

Наказание по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ грозит всем, кто осуществляет незаконные валютные операции. К таким операциям относятся:

  • операции, запрещенные валютным законодательством;
  • разрешенные операции, но совершенные с нарушением валютного законодательства РФ.

Это означает, к примеру, если компания совершает валютные операции без применения банковских счетов, ее могут наказать налоговики — они наделены функциями органов валютного контроля в пределах своей компетенции (п. 2 ч. 2 ст. 23 Закона № 173-ФЗ, п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506).

Общее правило гласит: все расчеты по валютным операциям нужно вести через счета в уполномоченном банке или в банке, расположенном за рубежом (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ).

Что поможет уберечься от штрафа

Чтобы работа с валютой не приводила к претензиям контролирующих органов и материальным потерям на уплату штрафов, следует знать и выполнять некоторые особенности валютного законодательства. Мы поможем вам с ними разобраться.

Компании, ИП и обычные граждане в целях валютного законодательства разделяются на резидентов и нерезидентов. В зависимости от этого статуса валютные операции делятся на разрешенные и запрещенные (ст. 6, 9 Закона № 173-ФЗ).

Российские компании свободно использовать валюту и рубли могут только в расчетах с нерезидентами (п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ). Валютные операции между резидентами запрещены, кроме операций, перечисленных в ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ. Причем любые разрешенные валютные операции должны проводиться с выполнением обязательных требований, изложенных в ч. 2 ст. 14, ч. 4-6 ст. 12, ч. 10 ст. 28, ч. 2 ст. 24, ст. 19 Закона № 173-ФЗ.

Как отличить резидента от нерезидента в целях выполнения валютного законодательства, расскажем далее.

Как бухгалтеру определить валютный статус сотрудника

Российские компании (валютные резиденты) направляют в загранкомандировки своих сотрудников, которые могут иметь как статус валютных резидентов, так и валютных нерезидентов.

Возможно, вы никогда не определяли такой валютный статус и имел дело исключительно с понятием «налоговый резидент» в целях расчета НДФЛ. Хотим сразу предостеречь — это разные понятия.

Для определения статуса налогового резидента используется критерий, приведенный в п. 2 ст. 207 НК РФ. Гражданин признается налоговым резидентом, если находится фактически в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Термин «валютный резидент» официально в законодательстве не расшифрован. Но его применяют в таком виде, чтобы не путать с термином «налоговый резидент». Он используется для целей Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». В законе, наряду с прочими, используются термины «физическое лицо-резидент» и «физическое лицо-нерезидент». К таким лицам относятся:

Валюту под отчет выдаем резиденту

В таком случае передача валюты происходит между валютными резидентами: российской компанией и ее сотрудником. Отчуждение иностранной валюты одним валютным резидентом другому валютному резиденту признается валютной операцией (пп. «а” п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ). А валютные операции между резидентами запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ).

Однако для отдельных случаев валютное законодательство делает исключение — российская компания вправе выдать валюту сотруднику-валютному резиденту:

  • для оплаты и возмещения расходов, связанных с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ);
  • для возмещения расходов, связанных со служебными поездками при разъездной зарубежной работе (п. 14 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ).

Доказать условие о разъездном характере работы сотрудника помогут трудовой договор с прописанным в нем таким условием работы, а также иные внутренние документы: приказ, утверждающий перечень работников с разъездным характером работы, должностная инструкция сотрудника.

Подотчетную валюту получает нерезидент

Можно ли выдать валюту под отчет временно проживающему или временно пребывающему в РФ иностранцу — сотруднику вашей компании?

В таком случае выдача валюты под отчет будет считаться валютной операцией между компанией-резидентом (российским юридическим лицом) и сотрудником-нерезидентом (иностранным гражданином, не признаваемым валютным резидентом РФ). Препятствий нет — между резидентами и нерезидентами валютные операции разрешены (ст. 6 Закона № 173-ФЗ).

Валютные операции в таком случае должны проходить через банк или с помощью электронных денег.

Определить валютный статус работника — это только часть процедуры. Не забудьте про ограничения, накладываемые законодательством на длительность командировки иностранных сотрудников и требования, к оформлению документов по загранкомандировке (об этом далее).

Сколько валюты можно выдать

О том, как рассчитываться с командировочными сотрудниками, сказано в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Отдельные нюансы также могут предусматриваться во внутренних локальных актах компании.

Сумма валютных выплат будет зависеть не только от фактических расходов командировочного сотрудника на проезд, проживание и иные сопутствующие расходы, но и во многом от размера суточных, установленных в вашей компании для загранкомандировок и длительности самой служебной поездки.

Хотим предостеречь — длительность командировки за пределы нашей страны для иностранных работников ограничена, хотя в целом законодательство не содержит запрета на отправку сотрудников-иностранцев в загранкомандировки.

Срок зарубежной командировки зависит от статуса пребывания иностранца в России:

Отчетность по валютному авансу

Отчетность по загранкомандировке, особенно если сотруднику был выдан аванс в валюте, должна оформляться по особым правилам.

Подводим итоги

  • Особенности выдачи валюты под отчет зависят от валютного статуса работника и работодателя. Российская компания вправе выдать валюту сотрудникам-валютным резидентам, отправляющимся за границу в командировку или для выполнения обязанностей, связанных с разъездной работой. Выдача подотчетных сумм в валюте сотрудникам-нерезидентам законодательством не ограничивается.
  • По общему правилу все расчеты по валютным операциям нужно вести через счета в уполномоченном банке или в банке, расположенном за рубежом (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ).
  • За нарушение валютного законодательства компания может заплатить от 75% до 100% от суммы валютной операции (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).
  • По выданному в валюте авансу необходимо отчитаться с учетом следующих нюансов: в авансовом отчете нужно указывать цифры в валюте и рублях, пересчитывать валюту по курсу официальному ЦБ РФ, а прикладываемые к нему оправдательные документы перевести на русский язык.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *