Выдача справок

Каков порядок обращения работников для выдачи справок и прочих документов, касающихся трудовой деятельности, установленный Трудовым кодексом РФ? Каков порядок выдачи данных документов работодателем согласно ст. 62 ТК РФ?

25 сентября 2018

Вопрос выдачи работникам документов, связанных с трудовой деятельностью работника, урегулирован в ст.ст. 62, 84.1 ТК РФ. По смыслу этих норм для предоставления работнику копий документов, выписок, справок, связанных с его работой, ему необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением. Такое заявление составляется в произвольной форме. Работник вправе в любое время потребовать от работодателя копии документов, связанных с работой, справки и выписки, иные документы, связанные с его работой. Осуществление такого права работника каким-либо временным периодом ограничено быть не может (смотрите апелляционное определение СК по гражданским делам Томского областного суда от 27.05.2016 по делу N 33-2132/2016, постановление Самарского областного суда от 05.06.2017 по делу N 4А-558/2017). Исчерпывающего перечня таких документов трудовое законодательство не устанавливает.
Работодатель обязан предоставить копии документов о работе как работникам, состоящим в настоящее время с работодателем в трудовых отношениях, так и бывшим работникам (решение Верховного Суда Республики Дагестан от 28.04.2017 по делу N 21-193/2017; постановление Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 21.03.2017 по делу N 4А-82/2017 и т.д.) Ограничений относительно периодичности и количества предоставляемых работнику копий документов не установлено (апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 14.10.2014 по делу N 33-4617/2014).
Законодатель установил трехдневный срок для выдачи копий документов, справок, выписок и иных документов, касающихся трудовой деятельности работника. Этот срок исчисляется со дня обращения работника до дня направления работодателем документов по почте, а не до дня их получения работником (смотрите решение Астраханского областного суда от 08.08.2014 по делу N 7-295/2014).
Трудовой кодекс РФ не конкретизирует, что следует понимать под заверенными надлежащим образом копиями документов. В то же время в настоящее время продолжает действовать п. 1 Указа Президиума Верховного Совета Союза Советских Социалистических Республик от 04.08.1983 N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», которым определено, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя и уполномоченного на то должностного лица и печатью. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи (апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу N 33-663/2017; постановление Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 21.03.2017 по делу N 4А-82/2017).
Для выдачи работнику оригинала трудовой книжки, если она запрашивается в целях обязательного социального страхования, также требуется оформление заявления работника. В этом случае работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня ее получения в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение).
При увольнении работника обязанность по выдаче ему копий документов, связанных с его работой, включая выписки или справки, иных документов возникает у работодателя также только при условии оформления работником письменного заявления. Исключением является трудовая книжка, которую работодатель должен выдать работнику при увольнении без каких-либо напоминаний с его стороны или требований.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

5/5 (2)

Как заявление правильно составить

Для составления такого документа достаточно произвольного изложения.

Запомните! Стандартно в оформляемом заявлении о выдаче справки по форме 2-НДФЛ (или прочих документов) должна указываться такая информация:

  • о начальнике юридического лица (название фирмы, фамилия, имя и отчество руководителя, занимаемая им должность);
  • о сотруднике (фамилия, имя и отчество, занимаемая им должность);
  • о названиях документов;
  • также проставляется дата;
  • в конце заявления сотрудник должен поставить свою подпись.

Внимание! Посмотрите пример заявления о выдаче, документов, связанных с работой:

Генеральному директору ООО «Парнас»

П.К. Одинцову

адрес: 461504, Оренбургская область,

г. Соль-Илецк, ул. Зеленоклинская, 105

от ведущего специалиста отдела закупок

Щербакова Александра Владимировича

адрес: 461504, Оренбургская область,

г. Соль-Илецк, ул. Пригородная, 78-49

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии с трудовым договором от 10 марта 2014 г. я состою в трудовых отношениях с Обществом с ограниченной ответственностью «Парнас», с января 2016 г. – в должности ведущего специалиста отдела закупок. 30 апреля 2017 г. я уведомлен о предстоящем прекращении трудовых отношений в связи с сокращением должности.

Прошу в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ выдать мне на руки надлежащим образом заверенные следующие документы, связанные с работой: выписку из приказа о приеме на работу, выписку из приказов о переводе на другую должность за весь период работы в ООО, выписку из трудовой книжки, а также справки 2-НДФЛ за 2014, 2015 и 2016 гг., приказов о поощрении за время осуществления трудовой деятельности в ООО «Парнас», справку о произведенных отчислениях в Пенсионный фонд России, а также в ФСС.

02.05.2017 г. Щербаков А.В.

На составленном заявлении руководителем проставляется виза (отметка) начальника.

Данная отметка – свидетельство того, что работодатель извещен относительно желания сотрудника получить определенную документацию.

Важно! В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, на основании письменного заявления сотрудника работодатель должен на протяжении максимум 3 дней (рабочих) выдать сотруднику по его требованию документацию, которая напрямую касается его работы.

Факт нарушения указанного в трудовом законодательстве срока наказывается в административном порядке – санкции предусмотрены статьей 5.27 КоАП РФ.

При необходимости оформление заявления для выдачи справки во время увольнения можно доверить юристам. Подготовка такого документа не займет много времени.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Какие документы можно запросить у работодателя

Список документации, которая непосредственно касается работы, перечисляется в ст. 62 Трудового кодекса РФ, однако он не предусматривает наименования всех документов.

Здесь указываются лишь некоторые:

  • приказ, согласно которому сотрудника приняли на должность (копия);
  • приказ, на основании которого выполняется перевод на другую должность, где сотруднику передадут другие обязанности (копия);
  • приказ, которым сотрудника увольняют с занимаемой им должности (копия);
  • выписка данных из ТД;
  • различные справки, отражающие данные о зарплате, страховых взносах (тех, которые начислены и выплачены по факту), продолжительности работы в компании.

Каждый из этих документов необходимо заверить должным образом. Представлять документы обязаны на бесплатной основе.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

При поступлении к работодателю заявления от сотрудника, он не вправе оставлять обращение без ответа. Организационно-правовая форма юридического лица при этом значения не имеет. Индивидуальный предприниматель, бюджетная организация, госорган, ЗАО, ООО – все они должны соблюдать нормы трудового законодательства.

Учтите! Документы, после заверения их печатью организации и подписью уполномоченного лица, передаются на протяжении трех (рабочих) дней.

Предоставляются только документы, запрашиваемые сотрудником, поэтому составляют письменное заявление. Передать его лучше в канцелярию или же под подпись начальнику или другому уполномоченному лицу (помощнику, секретарю, сотруднику кадрового отдела).

Какие документы выдаются работнику при увольнении

Когда работодатель увольняет человека, вне зависимости от оснований увольнения, ему обязаны выдать следующую документацию:

  • его трудовую книжку с соответствующими записями;
  • справку (форма 2-НДФЛ);
  • справку о средней зарплате, которая получена за последний период работы (берется период в три месяца);
  • справку (форма 182Н) о полученной в течение последних 2-х лет зарплате за время, предшествующее увольнению, или же полностью за время работы (если срок работы менее 2 лет);
  • выписку, составленную на основании отчетности (по вносимым страховым взносам) двух форм:
  • «СЗВ-СТАЖ»
  • «СЗВ-М»;
  • медкнижку (при наличии таковой);
  • документы дополнительного плана (если увольняемый их затребовал).

Трудовая книжка

Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении работник получает в последний день, когда он выполняет свои трудовые обязанности.

При получении этого документа работник обязан поставить свою подпись в отчетной документации – журнале учета ТК и в личной карточке.

В случае если в этот последний день сотрудника не было на работе (он болел или есть другая причина), то трудовую ему должны переслать на его домашний адрес.

При этом сотрудника предварительно уведомляют о том, что ему нужно забрать у работодателя ТК. Сразу же должна предлагаться альтернатива в виде пересылки книжки почтой.

Если отправка книжки осуществляется почтовой службой, то подтвердить пересылку документа может только отдельный документ – опись, вкладываемая в отправление.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что делать, если работодатель не подписывает заявление на увольнение?

Справка по форме 2-НДФЛ

Выдать справку 2-НДФЛ могут налоговые агенты (к которым относятся и работодатели). Справка нужна, чтобы подтвердить доход плательщика налогов (если он трудоустроен) и сумму налогового платежа, которая оплачивается с полученного дохода.

Этот документ нужен при таких обстоятельствах:

  • налоговой службе, когда оформляются налоговые вычеты (они предоставляются исключительно через инспекцию);
  • чтобы подтвердить доходы во время направления заявки для получения банковского кредита;
  • в целях удостоверения прибыли (и удерживаемых с нее сумм), получаемой в новой организации.

На новом месте работы справка понадобится, если сотруднику нужно:

  • провести расчет выплачиваемого больничного;
  • выполнить оформление обычного налогового вычета (в т. ч. на ребенка);
  • рассчитать прочие суммы компенсаций или предоставляемых льгот.

Существуют и другие обстоятельства, когда потребуется подготавливать указанную справку. Поэтому увольняемый сотрудник должен сразу же позаботиться о ее получении.

Она однозначно будет нужна. К примеру, новому работодателю, Налоговой инспекции. Поэтому лучше взять несколько экземпляров документов по различным периодам выплат.

Важно! Следует учитывать, что если речь идет о работодателе, то ему потребуются данные о доходах (оплаченных налогах) за последний год, если же справка готовится для банка, ему достаточно информации за три последних месяца или полгода.

Когда подготавливается документация по вычету, то для налоговой важны данные за календарный год, по которому оформляется вычет.

Если сотрудник за указанный год трудоустраивался несколько раз или же был получен другой облагаемый НДФЛ доход, то справки потребуется собрать по каждому налоговому агенту.

Отдельная ситуация – реализация плательщиком налога своего права через работодателя получить вычет при покупке жилой недвижимости. В этом случае начисление дохода сотруднику выполняется без взимания налоговых платежей.

Если при этом сотрудник увольняется, ему нужно взять в Налоговой службе документ в целях подтверждения его права получать вычет. С этим документом он идет к бухгалтерам нового работодателя для получения вычета по новому месту трудоустройства.

В ИФНС направляется весь пакет документации, в том числе справка 2-НДФЛ, выданная каждым работодателем (налоговым агентом).

Посмотрите видео. Работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, безвозмездно:

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Обратите внимание! Использовать справку за период трех месяцев увольняемый сотрудник может в дальнейшем в центре занятости при остановке на учет.

В отдельных регионах утверждена своя форма справок. Желательно узнать об этом до момента увольнения в ЦЗ. При обращении в ЦЗ следует уведомить их о предстоящем увольнении и попросить необходимый бланк документа. Его нужно будет отдать работодателю для заполнения.

В особенности об этом нужно побеспокоиться в процессе ликвидации организации. Как только процедура банкротства завершится, подготавливать документ будет некому.

Неважно, потребуется ли в дальнейшем подтверждать статус безработного официально, так или иначе справка пригодится. Не исключено, что справка будет нужна, когда понадобится оформлять документы на пенсию. Такой документ – дополнительное подтверждение получения дохода и стажа в конкретной организации.

Справка формы 182Н о зарплате за два последних года

Начиная с 2013 г., справка по форме 182Н может быть замена формой 4Н – она подтверждает полученный сотрудником доход, на который начислялись взносы на соцстрахование.

При этом в ней указываются и периоды, когда начисление взносов не производилось: сотрудник был в отпуске в связи с беременностью (родами) или же по причине осуществления ухода за ребенком.

Справка нужна будет для проведения расчетов сумм, выплачиваемых по больничному, отпуску по беременности (родам), уходу за ребенком при назначении пенсионных и разного рода соцвыплат, выдаваемых в рамках социальной защиты населения.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Запомните! В выписке, сделанной по форме СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М, отражается страховой стаж, который был получен в определенной организации, и сумма, отчисленная в ПФ РФ.

Так как указанные документы – это групповая форма отчетности, выписки, оформляемые работниками, содержат его персональные данные.

СЗВ-М охватывает только последний проработанный сотрудником месяц, но при его желании браться может любой другой период работы в организации, в том числе и весь срок до момента расчета. Так как подобная форма возникла в 2016 г., то все предшествующие этому году периоды, она не охватывает.

СЗВ-СТАЖ охватывает период от начала года до момента увольнения, если же человека приняли на работу в текущем году, то с момента его трудоустройства. Запрашивают документ и с обозначением в нем более ранних сроков, но не ранее 2017 г., так как форма введена именно в этом году.

Если нужен период до 2017 г., то используется справка РСВ-1.

Выписку данных персонифицированного учета могут получить граждане, которые работают на основании гражданско-правового договора. В данном случае документ выдадут в день, когда заканчивается срок действия такого договора.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Увольнение по собственному желанию.

Возврат медицинской книжки

При оформлении сотрудником медкнижки в момент устройства на работу, в момент увольнения документ в обязательном порядке возвращается работодателем.

Выдача документов об образовании

То же и по документам об образовании, в случае их хранения по месту работы. Дипломы, подтверждающие наличие профессионального образования, находятся у сотрудника. Все что допускается – это ознакомление с ними работодателя и предоставление ему копий.

Что же касается сертификатов, удостоверяющих прохождение специалистом разного рода курсов повышения квалификации, тренингов, программ допобразования и т. д., в особенности, если они оплачены работодателем, то документы могут храниться у работодателя в оригинале. Как только работник увольняется, ему обязаны их выдать.

Есть ситуации, при которых работнику отказывали в выдаче некоторых документов, если за их получение платила организация. Речь идет о документах, свидетельствующих об окончании курсов водителей погрузчика, инструкторов в сфере туризма и прочее.

Учтите! Подобная практика не имеет под собой законных оснований, поэтому работник может отстаивать свои права, обратившись в судебные органы, органы Прокуратуры, Трудовой инспекции.

Бланк искового заявления в суд можно скачать здесь.

Выдача прочих документов по требованию работника

У работника, независимо от того, увольняется ли он или же обращается уже после ухода из организации, есть право затребовать копии необходимых ему документов или выписок из них, где указываются данные о нем.

При наличии в документе информации только о данном сотруднике, его копируют и передают по запросу. Если же документ содержит не только данные об этом сотруднике, но и о других работниках организации, делается только выписка.

Одним из документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику по его требованию, считается приказ об увольнении.

Зачастую работниками запрашиваются следующие документы:

  • приказы о приеме их на работу, об их увольнении с должности, переводе (на иную должность в другое подразделение организации);
  • справки о заработной плате за различные периоды;
  • приказы при изменении выплат заработной платы (копии);
  • выписки, сделанные из отчетностей, направляемых в ПФ РФ или Фонд соцстрахования.

Когда человек увольняется, лучше заранее позаботиться обо всех необходимых в дальнейшем документах: подтверждающих факт работы, продвижение по карьерной лестнице, объема начисляемой заработной платы, уплаченные налоги и отчисления.

Все это будет необходимо для оформления пенсии в случае неполноты имеющихся данных персонифицированного учета.

Есть еще значимые документы, которые понадобятся при оформлении пенсии – они удостоверяют страховой (трудовой) стаж. Речь идет об архивных справках: о трудоустройстве и заработной плате.

Но никто не гарантирует, что в архивах хранятся все необходимые данные по работодателям, давным-давно прекратившим свою деятельность.

Внимание! Работодатель не обязан выдавать сотруднику при увольнении рекомендацию. Закон этого не предусматривает.

Отразить такие условия в трудовом соглашении может сам работодатель, но это не относится к его обязанностям.

Однако даже при отсутствии в договоре подобного пункта, решение все же есть – договориться. Даже если руководитель организации не желает давать каких-либо рекомендаций (к примеру, он обижается на сотрудника из-за его решения покинуть свою должность), то соответствующий шаг может сделать непосредственный начальник или же лицо, замещающие руководителя (куратор).

Главный момент – тот, кто рекомендует сотрудника, должен оставить свои персональные данные на документе (не корпоративные). Связано это с тем, что в случае смены рекомендателем места работы, с ним не возможно будет связаться.

Организация, где будет предъявлена рекомендация, не сможет выйти на связь с нужным человеком и подтвердить рекомендацию, что будет не на руку устраивающемуся на работу сотруднику.

Сроки выдачи документации при увольнении сотрудника

Требование закона, касающееся обязательной выдачи в последний день работы гражданина документов, касается не только его трудовой книжки, но и прочей документации, которую сотруднику обязаны выдавать при его расчете с работы.

В случае отпуска сотрудника с дальнейшим увольнением или же когда он в последний свой трудовой день не является на работу по различным объективным причинам (дата приходится на выходной день, отгул и т. д.), то документы ему выдают в день его выхода на работу.

Запомните! Когда явиться за документами сотрудник не смог по причинам, которые от него не зависели (к примеру, внезапная болезнь) или же решил намеренно прогулять день, причитающиеся ему документы должны быть выданы в течение трех дней с момента его обращения в организацию.

Если же у человека нет уверенности в том, что таким способом он получит документы своевременно, изначально при передаче заявления следует сделать отметку на втором экземпляре, подтвердив факт вручения, или же направить их почтой (письмом с уведомлением о вручении и описью).

Что делать, если работодатель игнорирует заявление

Нужно выполнить определенные действия:

  • Подтвердить факт направления заявления для выдачи сотруднику копий запрашиваемых документов (второй экземпляр заявления или же уведомление с описью);
  • Уведомить соответствующие службы о факте незаконных действий работодателя. К примеру, можно сообщить органам Прокуратуры. Представители органов проверят сообщение, восстановят нарушенные права и обяжут нарушителя исправить ситуацию – подготовить запрашиваемые документы. Также нарушителя ждет административная ответственность за совершенное деяние, нарушающее трудовые права человека.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Процедура увольнения по соглашению сторон.

Важные моменты

Сложностей в оформлении документа никаких не будет. При написании заявления нет необходимости объяснять, зачем понадобился тот или иной документ – достаточно его запросить.

Однако можно и пояснить причину, чтобы руководство организации было в курсе. К примеру, для оформления кредита или же по другому делу.

По факту запрашивать такие документы можно сколько угодно, и работая в организации, и уже после ухода из нее.

Список документации, которую разрешается запрашивать у работодателя, законом не ограничивается (приказы, справки, выписки и т. д.).

Главное условие – запрашиваться должны документы, лично касающиеся сотрудника. Заявление вправе направить и доверенное лицо при наличии документального подтверждения полномочий.

Направляются только письменные заявления. Устные запросы не рассматриваются, поэтому все оформляйте в письменном виде.

Посмотрите видео. Выдача документов в день увольнения:

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно!

Или позвоните нам по телефонам:
+7-495-899-01-60
Москва, Московская область

+7-812-389-26-12
Санкт-Петербург, Ленинградская область

8-800-511-83-47
Федеральный номер для других регионов России

Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме.

Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.

«Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 11

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТНИКА: ГОТОВИМ И ВЫДАЕМ

Нередки ситуации, когда работник обращается к работодателю с просьбой о выдаче тех или иных документов, связанных с работой, — копий приказов, локальных нормативных актов, справок, выписок и пр. Причем такое обращение возможно как во время работы, так и после увольнения. Сегодня расскажем, в какой форме работник должен запросить документы, какие документы работодатель обязан выдать работнику, установлены ли сроки для такой выдачи, как оформить справки, выписки и иные необходимые работнику документы.

Какие документы может запросить сотрудник?

На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать документы, связанные с работой:

— копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

— выписки из трудовой книжки;

— справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Не стоит думать, что иные документы работник потребовать не вправе. Верховный суд Республики Саха (Якутия) в Апелляционном определении от 12.08.2013 по делу N 33-2996/13 указал, что перечень документов (копий документов), перечисленных в ст. 62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим. Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы. А это значит, что работник может попросить выдать ему положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации, и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Отметим, что есть и иное мнение судов относительно выдачи запрашиваемых работниками локальных нормативных актов. Например, Московский городской суд в Определении от 08.02.2012 по делу N 33-3328 указал, что на работодателе исходя из смысла ст. 62 ТК РФ лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику документы, содержащие персональную информацию о нем, но не локальные нормативные акты, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить сотрудников с ними под роспись (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Мы не разделяем данную точку зрения и считаем, что работодатель обязан выдать любой документ, включая локальные нормативные акты, который связан с работой конкретного сотрудника, содержит перечень прав и обязанностей, гарантий и льгот, установленных для него. Например, если он требует копию штатного расписания, не нужно копировать весь документ: достаточно сделать выписку относительно конкретного работника.

Помимо ст. 62 обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, а на основании ст. 84.1 — копию приказа (распоряжения) об увольнении.

Обратите внимание! Чтобы получить копию приказа о приеме на работу или увольнении, работнику достаточно устно этого потребовать, поскольку обязательность письменной формы обращения за такой копией ст. ст. 68, 84.1 ТК РФ не установлена.

Кроме этого, работодатель обязан предоставить работнику копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». На это указывает ст. 89 ТК РФ, предоставляя такое право работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя.

Статья 80 ТК РФ устанавливает, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению последнего.

А вот экземпляр трудового договора согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику без всяких его требований. Без заявлений и требований работодатель обязан выдавать и расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

Но не только Трудовой кодекс устанавливает требования о выдаче работодателем документов работнику — такое требование содержится и в иных федеральных законах. Назовем некоторые из них.

1. Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» требует выдавать справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3).

2. Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» — справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. ст. 4.1, 4.3).

3. Федеральный закон от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» — одновременно с предоставлением расчетного листка работодатель дает застрахованным лицам информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (п. 8 ст. 9).

К сведению. Для получения единовременного пособия при рождении ребенка сотрудница должна представить документы, названные в п. 28 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н), одним из которых является справка с места работы мужа о том, что пособие ему не назначалось.

4. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» — копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже выдается работникам:

— подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, — в течение 10 календарных дней со дня подачи заявлений;

— в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы (в данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений).

Сроки выдачи документов

Большинство документов, требуемых работниками, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня обращения за ними или подачи заявления. В частности, в этот срок должны быть выданы:

— копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу;

— копия трудовой книжки;

— справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

— справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца;

— копии любой записи, содержащей персональные данные работника.

Для некоторых документов установлены иные сроки, зависящие от обстоятельств и времени обращения. Для наглядности представим их в таблице.

Наименование документа

Срок предоставления работнику

Копия приказа об увольнении

Срок выдачи работнику зависит от

времени обращения. Это надо сделать

либо в последний день работы, либо в

течение трех рабочих дней со дня

обращения после увольнения

Экземпляр трудового договора

Срок выдачи зависит от обстоятельств

приема на работу: по общему правилу — в

день приема на работу или не позднее

трех дней со дня фактического допущения

сотрудника к работе

Расчетный листок

В день выплаты заработной платы

Справка о сумме заработка за два

календарных года, предшествующих

году прекращения работы или году

обращения за справкой

Выдается в последний день работы или

после увольнения — не позднее трех

рабочих дней со дня получения заявления

работника

Копия сведений, направляемых в

ПФР для индивидуального

(персонифицированного) учета

Выдается одновременно с подачей таких

сведений в отделение ПФР — не позднее

15-го числа второго календарного

месяца, следующего за отчетным

периодом, которым признается первый

квартал (полугодие, девять месяцев,

календарный год)

Копия сведений

персонифицированного учета для

установления пенсии,

представленных в ПФР

Выдается в течение недели с даты приема

формы СПВ-1 территориальным отделением

ПФР

Копия индивидуальных сведений о

работнике и сведений о его

трудовом стаже за период до

регистрации в системе

обязательного пенсионного

страхования, представленных в ПФР

Выдается работнику в недельный срок с

даты приема территориальным отделением

ПФР форм СЗВ-К, СЗИ-5

Не стоит игнорировать названные сроки — их нарушение может привести к судебным спорам. Так, суд Ханты-Мансийского автономного округа — Югры удовлетворил требования истицы о компенсации морального вреда, поскольку работодатель хоть и выдал затребованную ей копию графика работы, но с нарушением сроков, установленных ст. 62 ТК РФ (Апелляционное определение от 18.06.2013).

Кроме этого, нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1000 до 3000 руб.

Порядок выдачи документов работнику

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые необходимы работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления ниже.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Директору ООО «Восход» │

│ Л. Е. Кузнецову │

│ от корректора А. И. Карасевой │

│ │

│ Заявление │

│ о выдаче документов, связанных с работой │

│ │

│ На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим │

│ образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим │

│ увольнением: │

│ — копию приказа об увольнении с работы; │

│ — копию трудового договора. │

│ Также прошу выдать мне справку о доходах физического лица в двух │

│ экземплярах. │

│ │

│ Карасева, 14.10.2013 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Иногда работодатели не принимают подобные заявления от сотрудников, уволившихся из организации. А зря. Выдача документов должна осуществляться не только работающим в настоящее время, но и уволенным. В случае отказа в выдаче копий или документов уволенному лицу работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

К сведению. Нельзя взимать с работников плату за предоставление копий документов, так как ст. 62 ТК РФ обязывает делать это на безвозмездной основе. Московский городской суд в Постановлении от 29.08.2011 по делу N 4а-1742/11 указал: довод надзорной жалобы о том, что допущенное К. В. нарушение в части внесения в правила внутреннего трудового распорядка ОАО «КАРАТ» положений о платности выдачи копий трудовых книжек является малозначительным нарушением, так как данные нормы на практике не применяются и не причиняют какого-либо вреда, не может быть принят во внимание, так как нарушением является не взимание платы как таковой, а само установление такого порядка, который противоречит требованиям действующего трудового законодательства, а потому данное нарушение нельзя признать малозначительным.

Копии должны быть надлежащим образом заверены. Давайте разберемся, что же это значит. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы <1>. Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. Что понимается под надлежащим заверением документа?

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ N 9779-X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

О верности копии документа свидетельствуют печать и подпись руководителя или уполномоченного должностного лица. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <2> регламентирует оформление такой заверительной надписи.

<2> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность заверившего копию лица, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения. Довольно часто вместо слова «Верно» пишут «Копия верна». Будет ли это ошибкой? Нет, так как ГОСТ носит рекомендательный характер.

Кроме данной записи надо сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации. Этого требует п. 1 Указа N 9779-X.

Приведем пример.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Копия верна. │

│ Менеджер по персоналу Комарова О. Д. Комарова │

│ 16.10.2013 МП │

│ │

│ Подлинник находится в ООО «Восход». │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Кто может заверять копии? Любое уполномоченное на заверение лицо — обычно это кадровые работники, секретари или сотрудники бухгалтерии. Лучше всего зафиксировать в локальном нормативном акте (например, в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству), кто, какие документы и какой печатью может заверять.

Обратите внимание! Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа N 9779-X).

Если заверить нужно один лист — все ясно. А как быть, если у документа несколько страниц? В такой ситуации возможны два способа: заверить каждый лист документа отдельно или же прошить все листы документа, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью (например, «Копия на 8 листах верна»).

Вопрос: Как подготовить копию трудовой книжки?

В данном случае есть несколько вариантов. Некоторые кадровые работники копируют трудовую таким образом, чтобы на листе А4 помещались два разворота, потом ставят печать так, чтоб она захватила оба разворота, и один раз указывают должность, фамилию, подпись и дату. А некоторые при таком копировании заверительную надпись проставляют два раза.

Другие специалисты каждый разворот трудовой копируют на отдельном листе и заверяют его. Полагаем, что этот вариант предпочтительней — во избежание разногласий с органами, запрашивающими копию трудовой книжки.

В любом случае на каждом листе копии необходимо сделать запись «Копия верна», проставить дату, должность сотрудника, удостоверяющего копию, и печать организации. А на копии последнего листа трудовой книжки кроме заверительной надписи сотрудник, удостоверяющий копии, должен написать «Работает по настоящее время» и также указать свою должность, поставить подпись и заверить ее печатью.

Еще один вариант — подготовка выписки из трудовой книжки. Об этом мы расскажем ниже.

Важный момент — получение от работника подтверждения того, что запрошенные документы им получены. Обычно это или отдельная расписка, составленная в произвольной форме, или отдельная запись на заявлении о том, что документы получены такого-то числа, или подпись получателя в журнале учета выдачи сотрудникам документов, связанных с работой. Как показывает судебная практика, если достоверных и достаточных доказательств выдачи запрашиваемых документов работодатель представить не сможет, иск о возложении обязанности по выдаче документов будет удовлетворен (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу N 33-4172/2013г.).

Отметим, что если работник не явился за документами по истечении срока их выдачи, работодателю лучше составить акт об этом, чтобы снять с себя ответственность за задержку выдачи копий.

Примеры выписок из документов

С копиями разобрались. Но как быть, когда работник на основании ст. 62 ТК РФ написал заявление о предоставлении копии штатного расписания, графика сменности и пр., то есть такого документа, где содержится информация не только о самом работнике, но и о других? Не будет ли предоставление документа в полном объеме нарушать законодательство о персональных данных?

В таком случае мы рекомендуем выдавать выписки из документов, ведь согласно ст. 88 ТК РФ не допускается разглашение окладов и иных выплат относительно других лиц, перечисленных в штатном расписании.

Например, если работник обратился с просьбой о предоставлении копии штатного расписания, нужно оформить выписку из него, в которой отразить только сведения о должности и соответствующих выплатах для конкретного работника. Выглядеть такая выписка может следующим образом.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью «Март» │

│ (ООО «Март») │

│ │

│ Выписка из штатного расписания N 3 │

│ на период с 14.03.2012 по 23.12.2013 │

│ │

│┌─────────────┬───────────┬──────────┬─────────┬─────────┬─────────┬──────┐│

││ Структурное │ Профессия │Кол-во шт.│ Фамилия,│ Оклад │Надбавки,│ Всего││

││подразделение│(должность)│ ед. │ имя, │(тарифная│ руб. │ в ││

││ │ │ │ отчество│ ставка),│ │месяц,││

││ │ │ │ │ руб. │ │ ││

│├─────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼──────┤│

││Транспортный │Водитель │ 1 │Иванов │ 15 000 │ 2 000 │17 000││

││цех │ │ │Иван │ │ │ ││

││ │ │ │Сергеевич│ │ │ ││

│└─────────────┴───────────┴──────────┴─────────┴─────────┴─────────┴──────┘│

│ │

│ Директор Рушко П. Л. Рушко │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Аналогично может быть оформлена выписка из графика сменности и иных документов, содержащих информацию о других работниках.

Нередко просят выписку из трудовой книжки. Конечно, гораздо удобнее сделать копию трудовой и надлежащим образом ее заверить. Но полагаем, что не составит труда сделать и выписку. Она будет выглядеть примерно так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью «Март» │

│ │

│ г. Нижний Новгород 16 октября 2013 г. │

│ │

│ Выписка │

│ XI 2010356 │

│ из трудовой книжки серии — N ——- │

│ │

│ Шатров │

│ Фамилия ————————————————— │

│ Михаил │

│ Имя ————————————————— │

│ Иванович │

│ Отчество ————————————————— │

│ 22.04.1976 │

│ Дата рождения ——————————————— │

│ высшее │

│ Образование ———————————————— │

│ юрисконсульт │

│ Профессия, специальность ———————————- │

│ 10.07.2000 │

│ Дата заполнения ——————————————- │

│ │

│┌──────┬────────────────┬────────────────────────────┬──────────────────┐│

││ N │ Дата │ Сведения о приеме на │Наименование, дата││

││записи├─────┬─────┬────┤ работу, переводе на другую │и номер документа,││

││ │число│месяц│ год│ постоянную работу, │ на основании ││

││ │ │ │ │ квалификации, увольнении (с│ которого внесена ││

││ │ │ │ │ указанием причин и ссылкой │ запись ││

││ │ │ │ │ на статью, пункт закона) │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ 1 │ │ 2 │ │ 3 │ 4 ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ Общество с ограниченной │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ ответственностью «Апрель» │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ (ООО «Апрель») │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ 1 │ 10 │ 07 │2000│Принят в договорной отдел │Приказ от ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │на должность юрисконсульта. │10.07.2000 N 21-к ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ 2 │ 22 │ 09 │2004│Трудовой договор расторгнут │Приказ от ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │в связи с ликвидацией │22.09.2004 N 8-у ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │организации, пункт 1 части 1│ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │статьи 81 Трудового кодекса │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │Российской Федерации. │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ Закрытое акционерное │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ общество «Сентябрь» │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ (ЗАО «Сентябрь») │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ 3 │ 23 │ 09 │2004│Принят на должность старшего│Приказ от ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │юрисконсульта. │23.09.2004 N 94 ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ 4 │ 21 │ 12 │2008│Трудовой договор расторгнут │Приказ от ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │по инициативе работника, │21.12.2008 N 52 ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │пункт 3 части первой статьи │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │77 Трудового кодекса │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │Российской Федерации. │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ Общество с ограниченной │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ ответственностью «Зима» │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │ (ООО «Зима») │ ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ 5 │ 10 │ 01 │2009│Принят заместителем │Приказ от ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │начальника юридического │10.01.2009 N 2-п ││

│├──────┼─────┼─────┼────┼────────────────────────────┼──────────────────┤│

││ │ │ │ │отдела. │ ││

│├──────┴─────┴─────┴────┴────────────────────────────┴──────────────────┤│

││Работает по настоящее время, 16.10.2013. ││

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *