Выдана подотчетная сумма

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

Что такое подотчет

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

  • денежные суммы;
  • безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
  • денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) — № счета Кредит (Кт) — № счета Тип проводки Основание проводки
41 71 Покупка материальных объектов за подотчетные средства Авансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Срок сдачи и предоставления

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

  • цель, ради которой берутся активы;
  • количество денег, оформляемых в подотчет;
  • срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

  • подотчетный сотрудник;
  • руководитель компании;
  • главный бухгалтер;
  • ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

  • 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
  • 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
  • 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

Проводки по перерасходу

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие обязано вернуть разницу работнику.

Перерасходом можно назвать:

  • ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
  • ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов:

  1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
  2. Выдача средств из кассы компании.
  3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
  4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
  5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
  6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
  7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
  8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
  9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
  10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
  11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
  12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Выводы

Авансовый отчет – один из немногих документов, который не меняет свое назначение и форму на протяжении многих лет. Поэтому практика государственных и негосударственных компаний доказывает его важность при работе с любыми денежными активами из кассы. Это единственный документ, подтверждающий целевое расходование средств сотрудником, а значит, и доказывающий его законное поведение.

При начале оформления подотчетных средств и при завершении бухгалтерской проверки, руководитель должен внимательно просматривать все документы, поскольку именно за ним остается право уменьшения или увеличения срока предоставления АО для конкретного работника. Также его подпись на пакете бумаг в момент утверждения автоматически доказывает, что все спорные и конфликтные ситуации с остатком активов решены и никаких претензий стороны друг к другу не имеют.

Все нюансы составления авансового отчета в программе 1С представлены ниже.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Определите правильность или ошибочность утверждений. Выберите цифру, соответствующую правильному варианту ответа.

1.Расчет суточных при служебной командировке делается на основе командировочного удостоверения.

1) да; 2) нет.

2. Суточные выплачиваются при служебной командировке в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

1) да; 2) нет.

3. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

1) да; 2) нет.

4. Денежные средства сотруднику в подотчет могут выдаваться только в случае, если он отчитался за прошлый выданный аванс.

1) да; 2) нет.

5. Работник направляется в командировку на основании решения руководителя, в

котором прописывается продолжительность командировки.

1) да; 2) нет.

6. Работник обязан составить отчет о проделанной работе в служебной командировке.

1) да; 2) нет.

7. Расходы на оформление визы, при направлении работника в служебную командировку на территорию иностранного государства, возмещаются.

1) да; 2) нет.

Выберите цифру, соответствующую правильному варианту ответа.

8. Что означает следующая бухгалтерская запись: Дт 50 Кт 71?

1) из кассы выданы денежные средства в подотчет;

2) неиспользованные подотчетные денежные средства внесены в кассу организации;

3) с расчетного счета организации перечислены денежные средства подотчетному лицу.

9. Оплата расходов для нужд основного производства через подотчетных лиц

отражается по…

1) Дт 99 Кт 71; 2) Дт 41 Кт 71; 3) Дт 20 Кт 71;

10. В течение какого срока работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах в связи с командировкой?

1) 3 рабочих дней; 2) 3 календарных дней; 3) 5 рабочих дней.

11. Если работник организации ездил в командировку, связанную с возвратом бракованной продукции, расходы по ней отражаются по…

1) Дт 20 Кт 71; 2) Дт 28 Кт 71; 3) Дт 44 Кт 71.

12. В каком размере общество с ограниченной ответственностью на УСН (доходы минус расходы) вправе выплачивать суточные командированным работникам?

1) 700 рублей; 2) 2500 рублей;

3) в любых размерах, предусмотренных внутренними локальными актами.

13. Что означает следующая бухгалтерская запись: Дт 55 Кт 51; Дт 71 Кт 55?

1) денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются

на личную пластиковую карту работника;

2) денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются

на корпоративную пластиковую карту;

3) денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются

на лицевой счет работника.

14. Расходы по командировке, целью которой является покупка основных средств,

учитываются по ДТ счета …

1) 08; 2) 26; 3) 91-2.

15. При выезде работника в служебную командировку с территории России дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются …

1) в рублях; 2) в иностранной валюте; 3) согласно распоряжения руководителя.

16. Оплата труда работника в командировке, в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, производится в …

1) обычном порядке; 2) в двойном размере; 3) не производится.

17. Какой документ нужно обязательно оформить при направлении работника в командировку?

1) командировочное удостоверение; 2) служебное задание;

3) решение (приказ) руководителя.

18. Какой размер суточных за день нахождения в загранкомандировке нормирован в целях расчета НДФЛ?

1) 700 рублей; 2) 2500 рублей;

3) в любых размерах, предусмотренных внутренними локальными актами.

19. Вправе ли организация на основании бланка строгой отчетности установленной формы, выданный отелем за услуги по проживанию с выделенной отдельной строкой суммой НДС, принять к вычету уплаченный НДС?

1) вправе, если имеется кассовый чек; 2) вправе; 3) не имеет права.

20. 18 октября 2015 г. сотрудник предприятия, возвращаясь из служебной командировки, находится в поезде. Как производится оплата труда этого работника?

1) в обычном порядке; 2) в двойном размере; 3) не производится.

21. Работник организации отправляется в служебную командировку на один месяц на личном автомобиле ВАЗ-2106. В каком размере выплатить компенсацию за использование автомобиля, чтобы при исчислении налога на прибыль полностью ее отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

1) 1200 рублей; 2) 4725 рублей; 3) в любом размере, утвержденным руководителем.

22. С какого дня начинается командировка сотрудника, если время вылета самолета 20 октября 2015 года в 00:55, а время прилета в место командировки 21.10.2015 г. в 00:00?

1) 21 октября 2015г; 2) 20 октября 2015г; 3) 19 октября 2015г.

23. ООО «Краски» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы.

Приказом руководителя сотрудник направлен в командировку в Республику Казахстан с 12.10.2015 г.; установлено, что суточные выплачиваются в размере 3000 руб. за сутки.

Сотрудник вылетел в г. Уральск 12.10.15 г. в 10:00 и прилетел обратно 20.10.15 г. в 23:55.

Какую сумму суточных можно включить в расходы?

1) 30000 рублей; 2) 27000 рублей; 3) 25000 рублей.

24. ООО «Краски» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы.

Приказом руководителя сотрудник направлен в командировку в Республику Казахстан с 12.10.2015 г. по 15.10.2015 г.; установлено, что суточные выплачиваются в размере 2000 руб. за сутки. Сотрудник вылетел в г. Уральск 12.10.15 г. в 10:00 и прилетел обратно 12.10.15 г. в 18:00. Какую сумму суточных нужно выплатить сотруднику?

1) 2000 рублей; 2) 8000 рублей; 3) 1000 рублей.

25. ООО «Краски» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы.

Приказом руководителя сотрудник направлен в командировку в Республику Казахстан с 12.10.2015г. установлено, что суточные выплачиваются в размере 3000 руб. за сутки.

Командировка работника в г. Уральск (с учетом отъезда и приезда) составит пять дней.

Какую сумму суточных нужно выплатить сотруднику?

26. Предприятие берет в банке кредит. Кредитоваться в этом случае будет счет 66 «Краткосрочные кредиты». Какие счета будут дебетоваться, если предприятие получило деньги (указать счет):

А) на расчетный счет

Б) наличными

В) аккредитивом

27. Подотчетное лицо предоставило для оприходования закупленные им материальные ценности. Кредитоваться будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Какие счета будут дебетоваться (указать счет), если куплены.

А) материалы

Б) канцелярские товары

В) писчая бумага

Г) товары для перепродажи

28. При заполнении журнала-ордера по счету 71 используют регистр:

А) синтетический

Б) аналитический

В) комбинированный

29. Составьте проводки, использующиеся при проведении перечисленных ниже хозяйственных операций:

Выдана из кассы фирмы сумма 50 тыс.руб., из них 30 тыс.руб. на командировку в г.Южно-Сахалинск коммерческого директора Пономарева И.К. и 20 тыс.руб. под отчет на хозяйственные нужды завхозу Копылову Е.З.

30. На начало месяца дебетовое сальдо на счете 71 составило 800р., кредитовое сальдо на счете 60- 4 300р. В течении месяца: выдано на командировочные расходы из кассы- 8 500р., получена в кассу задолженность от подотчетного лица- 800р., погашена задолженность поставщиками из кассы- 4 300р., выдано на хозяйственные расходы- 740р., утвержден авансовый отчет о командировке бухгалтера- 9 070р., получены основные средства от поставщика- 27 000р., получены расходные материалы для принтера от подотчетного лица- 715р., оплачен счет поставщика за материалы- 17 300р., выдана задолженность за командировку- 570р. Оплачены основные средства- 27 000р.

Составьте корреспонденцию счетов. Оформите активно-пассивные расчетные счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», подсчитайте обороты и сальдо.

Задание 31. Работнику ООО «Старт» выдано 10000 руб. под отчет на приобретение канцтоваров. К авансовому отчету приложены накладная, счет-фактура, чек на сумму 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.). Канцтовары оприходованы на склад согласно приходному ордеру. Оформите записи в бухгалтерском учете по указанным операциям:

Содержание хозяйственной операции

Сумма, руб.

Корреспонденция счетов

Д-т

К-т

Отражена выдача работнику аванса на хозяйственные нужды

Отражено оприходование канцтоваров на склад

Отражена сумма НДС, начисленная со стоимости приобретенных канцтоваров

Задание 32. Работнику ООО «Старт» выдали под отчет на предстоящие командировочные расходы 2700 руб. Командировка не состоялась. Работник не представил в установленный срок авансовый отчет и не возвратил сумму в кассу. В обществе был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника составляет 15000 руб. Оформите записи в бухгалтерские проводки по указанным операциям:

Содержание хозяйственной операции

Сумма, руб.

Корреспонденция счетов

Д-т

К-т

Отражена выдача работнику аванса на командировочные расходы

Отражена как недостача подотчетная сумма, отчет по которой не предоставлен в установленный срок

Отражена задолженность работника по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя

Отражено удержание задолженности по невозвращенным подотчетным суммам

Задание 33. ООО «Старт» по договору с банком получило корпоративную расчетную карту с лимитом расчетов на 100000 руб. Карта выдана работнику при направлении в командировку на территории РФ. Работник через банкомат получил наличные с карточного счета – 30000 руб. По возвращении из командировки он представил авансовый отчет, подтверждающий осуществление расходов на сумму 25000 руб. Остаток полученных наличных денег в сумме 5000 руб. работник внес в кассу. Оформите записи в бухгалтерском учете по указанным операциям:

Содержание хозяйственной операции

Сумма, руб.

Корреспонденция счетов

Д-т

К-т

Отражено перечисление средств для открытия карточного счета

Отражена сумма денежных средств на кредитной карте, снятая работником со специального карточного счета

Отражено списание с подотчетного лица сумм, признанных к возмещению

Отражен остаток неизрасходованных наличных денежных средств, снятых по кредитной карте и внесенным подотчетным лицом в кассу

Задание 34. ООО «Старт» на 1 января 2015 г. имело на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетовое сальдо в размере 50000 руб. За 2015 г. было выдано работникам общества под отчет 75000 руб. Сумма расходов подотчетных лиц составила 30000 руб. Заполните оборотно-сальдовую ведомость по счету 71:

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Сальдо на 01.01.2015 г.

Обороты за 2015 г.

Сальдо на 01.01.2016 г.

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Задание 35. На основании оборотно-сальдовой ведомости (задание 31) заполните II раздел «Оборотные активы» актива бухгалтерского баланса. Единица измерения – тыс.руб.

Актив

Код показателя

На начало отчетного периода

На конец отчетного периода

II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ

Запасы

Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям

Дебиторская задолженность подотчетных лиц

36. После сдачи подотчетным лицом авансового отчета о приобретении материальных ценностей для нужд организации в бухгалтерском учете оформляется запись:

А) Д 26 К 71 Б) Д 10 К 71 В) Д 44 К 71 Г) Д 25 К 71

37. При изменении за период заграничной командировки курса валют курсовая разница списывается на счет:

ВТБ 📌 Реклама

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример.

Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» Выданы в подотчет денежные средства.

Не забудьте, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретной сумме. 📌 Реклама Отключить

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) 71 Списаны расходы подотчетного лица

В том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой: 📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
50 «Касса» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Отражена сумма невозвращенного аванса

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса». 📌 Реклама Отключить

Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.

Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
55 «Специальные счета в банках» 51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет») Переведены денежные средства на специальный карточный счет
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 55 «Специальные счета в банках» Учтена сумма средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов

РАБОТНИК НЕ ВОЗВРАТИЛ СУММУ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА

📌 Реклама Отключить

В вышеприведенном материале, были перечислены все основные требования, предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания. Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае?

В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:

· работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;

· работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.

📌 Реклама Отключить

В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.

Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании статьи 137 ТК РФ*

*Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

📌 Реклама Отключить

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155) или простое (часть третья статьи 157);*

В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде.

📌 Реклама Отключить

Пример.

Работнику организации, ответственному за проведение официального приема в феврале 2004 года были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.

После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.

Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только 14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

📌 Реклама Отключить

Руководитель организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника. Работник согласен с решением руководителя.

Обратите внимание!

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Пример.

Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004г – 5 000 рублей;

Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль 2004 года.

📌 Реклама Отключить

С начала года:

НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц)

(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц — 598 рублей;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы — 368 рублей.

На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей — 598 рублей — 368 рублей).

В бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом:

📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
71 » Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» 15 000 Выданы денежные средства на представительские расходы
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 12 400 Учтены представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2232 Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченным подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 368 Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей 368 Отражена задолженность работника перед организацией
26 «Общехозяйственные расходы» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 5000 Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ» 598 Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 368 Удержана не возвращенная сумма аванса
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 «Касса» 4034 Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 года

В данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы. 📌 Реклама Отключить

Пример.

Воспользуемся исходными данными вышерассмотренного примера. Однако в данном варианте руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ*

*1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.*

Исходя из этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.

Сумма дохода у физического лица с начала года составит:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004 года – 5 000 рублей + 368 рублей;

Определим сумму налога на доходы физических лиц.

С начала года:

НДФЛ = (5 000 рублей + 5 368 рублей — 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то к удержанию за февраль 2004 года следует 646 рублей.

Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646 рублей).

В бухгалтерском учете это отразится следующим образом:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» 15 000 Выданы денежные средства на представительские расходы
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 12 400 Учтены представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2232 Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченных подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 368 Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 368 Отражена задолженность работника перед организацией
91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 368 Списана задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации)
26 «Общехозяйственные расходы» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 5000 Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ» 646 Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 «Касса» 4354 Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 года

Используя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица. 📌 Реклама Отключить

В рассматриваемом примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском учете в составе внереализационных расходов:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Данные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль

Пункт 3 статьи 236 НК РФ*

* Указанные в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если:

📌 Реклама Отключить

у налогоплательщиков — организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

у налогоплательщиков — индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде.*

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование так же не начисляются. Основанием для не начисления служит пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 года №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»*

* Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу), установленные главой 24 «Единый социальный налог (взнос)» Налогового кодекса Российской Федерации.*

📌 Реклама Отключить

А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса начислить придется. Этого требует Федеральный закон от 24.07.1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Обратите внимание!

Бухгалтеру организации следует обратить внимание и на требования Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 года №114н. Так как сумма невозвращенного аванса, исключается из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так последующих отчетных периодов, то у налогоплательщика возникнет постоянная разница в соответствии с пунктом 4 вышеуказанного документа*

📌 Реклама Отключить

*Для целей Положения под постоянными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов.*

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 18/02 постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница). В рассматриваемом примере постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 91, субсчет 91-2.

С возникновением постоянной разницы в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (368 рублей х 24% = 88,32 рубля) — сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде.

📌 Реклама Отключить

На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.

В учете это отражается следующим образом:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *