Выдано в подотчет проводка

Расчеты с подотчетным лицом требуют внимания: необходимо проконтролировать, чтобы деньги были использованы на нужды организации, получить правильно оформленные документы и, конечно, все операции нужно верно отразить в учетной программе.

Рассмотрим оформление авансового отчета по суммам, выданным из кассы на командировку.

Пошаговая инструкция

Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.

03 июля Михайлов П.А. направлен в командировку в г. Самару на 4 дня. В тот же день работник получил из кассы денежные средства под отчет в размере 12 000 руб.

10 июля работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 2 800 руб.

Неиспользованные денежные средства работник возвратил в кассу.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Дата Дебет Кредит Сумма БУ Сумма НУ Наименование операции Документы (отчеты) в 1С
Дт Кт
Выдача подотчетному лицу из кассы
03 июля 71.01 50.01 12 000 12 000 Выдача подотчетному лицу Выдача наличных —
Выдача подотчетному лицу
Авансовый отчет сотрудника о командировке
10 июля 26 71.01 10 393,70 10 393,70 10 393,70 Принятие к учету командировочных расходов Авансовый отчет —
вкладка Прочее
19.04 71.01 584,30 584,30 Принятие к учету НДС
Регистрация СФ поставщика
10 июля 2 950 Регистрация СФ поставщика Счет-фактура полученный на поступление
68.02 19.04 450 Принятие НДС к вычету
450 Отражение вычета НДС в Книге покупок Отчет Книга покупок
Регистрация ж/д билетов перевозчика
10 июля 5 228 Регистрация БСО поставщика Счет-фактура
(бланк строгой отчетности)
68.02 19.04 134,30 Принятие НДС к вычету
134,30 Отражение вычета НДС в Книге покупок Отчет Книга покупок
Возврат неиспользованных подотчетных средств
10 июля 50.01 71.01 1 022 1 022 Возврат подотчетных средств Поступление наличных —
Возврат от подотчетного лица

Выдача подотчетному лицу из кассы

Денежные средства могут быть выданы под отчет на основании любого распорядительного документа или заявления сотрудника. Погашение задолженности по ранее выданным подотчетным суммам необязательно (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Подробнее о выдаче денежных средств под отчет

Выдача денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы –кнопка Выдача.

Рассмотрим особенности заполнения документа Выдача наличных по нашему примеру.

  • Получатель — сотрудник, которому выдаются денежные средства под отчет.
  • Основание — нужды, на которые выдается подотчетная сумма: на командировочные расходы.
  • Приложение — данные распорядительного документа или заявления сотрудника на выдачу денежных средств.

Для автоматического заполнения строки По документу в разделе Реквизиты печатной формы в справочнике Физические лица должны быть заполнены данные документа, удостоверяющего личность получателя, действительные на дату оформления документа Выдача наличных.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 71.01 Кт 50.01 — выдача аванса сотруднику под отчет.

Документальное оформление

Для документального оформления выдачи денежных средств из кассы необходимо использовать унифицированную форму Расходный кассовый ордер (КО-2), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Бланк можно распечатать по кнопке Расходный кассовый ордер (КО-2) из документа Выдача наличных. PDF

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Командировочные расходы в БУ включаются в состав расходов по обычным видам деятельности при выполнении условий п. 5, 16 ПБУ 10/99 и признаются на дату утверждения авансового отчета. До этого момента выданные средства учитываются в составе дебиторской задолженности подотчетного лица (п. 16 ПБУ 10/99).

В НУ командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Подробнее о выдаче денежных средств под отчет

Для регистрации авансового отчета сотрудника о командировке формируется документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

В шапке документа указывается:

  • Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выбирается сотрудник, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства.

На вкладке Аванс по кнопке Добавить выбираются документы выдачи аванса.

Подробнее о заполнении вкладки Авансы

На вкладке Прочее указывается информация о командировочных расходах.

Подробнее о заполнении вкладки Прочее

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
  • Наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
  • Суточные или полевое довольствие.
  • Проч.

Для возможности принять расходы на командировку, они должны быть обоснованы и подтверждены корректно оформленными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подробнее об основных требованиях к документам, подтверждающим командировку

Для подтверждения проезда к месту командировки и обратно должен быть билет на бумажном носителе, а если билет электронный,—маршрут-квитанция. При авиаперелетах, кроме названных документов, на билете или посадочном талоне должна стоять отметка о предполетном досмотре (Письма Минфина РФ от 28.05.2018 N 03-07-07/36077, от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214).

Услуги за проживание в гостинице могут быть подтверждены бланком строгой отчетности (БСО) или другим документом, имеющим необходимые реквизиты первичного учетного документа (ПУД). На основании БСО можно принять к вычету НДС, выделенный в нем отдельной строкой (п. 18 Правил ведения Книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Данные о суточных вносятся на основании локального нормативного акта организации, утверждающего их размер, или приказа о командировке, копию которого можно приложить к авансовому отчету.

Подтверждать суточные расходными документами не требуется (Письмо Минфина РФ от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741).

Документ формирует проводки:

  • Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету затрат на командировку.
  • Дт 19.04 Кт 71.01 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

Для того чтобы принять к вычету НДС, предъявленный поставщиком билетов, необходимо, чтобы НДС в билете был выделен отдельной строкой (Письма Минфина РФ от 26.02.2016 N 03‑07‑11/11033, от 30.01.2015 N 03‑07‑11/3522, от 30.07.2014 N 03‑07‑11/37594).

Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, необходимо в графах:

  • СФ — проставить флажки.
  • БСО — проставить флажки для документов БСО.
  • Реквизиты счета-фактуры — заполнить номер и дату СФ, реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода).

В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:

  • Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
  • Счет-фактура полученный.

Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки — Счета-фактуры полученные.

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. форму авансового отчета в Учетной политике. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1. Бланк можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) документа Авансовый отчет. PDF

Регистрация СФ поставщика

Счет-фактура полученный создается автоматически после регистрации СФ в документе Авансовый отчет. Код вида операции — 01 «Получение товаров, работ, услуг».

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, то при его проведении будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

Подробнее про Варианты принятия НДС к вычету

Документ формирует проводку:

  • Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие НДС к вычету по услуге.

Регистрация ж/д билетов перевозчика

Документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности) создан автоматически на основании документа Авансовый отчет.

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок, то при его проведении будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

При проведении документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности) в Книге покупок в графе 2 «Код вида операции» автоматически будет отражен код 23 «Командировочные расходы по бланку строгой отчетности, п. 7 ст. 171 НК РФ».

Документ формирует проводку:

  • Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие НДС к вычету по услуге.

Документ формирует движения по регистру НДС Покупки:

  • регистрационную запись по Виду ценности Командировочные расходы с кодом вида операции «23» Командировочные расходы по бланку строгой отчетности…» на сумму принятого НДС к вычету.

Отчет Книга покупок можно сформировать из раздела Отчеты – НДС – Книга покупок. PDF

Отчетность

В декларации по НДС сумма вычета НДС отражается:

В Разделе 3 стр. 120 «Сумма НДС, подлежащая вычету»: PDF

  • сумма НДС, принятая к вычету.

В Разделе 8 «Сведения из книги покупок»:

  • счет-фактура с кодом вида операции «01»;
  • БСО с кодом вида операции «23».

Возврат неиспользованных подотчетных средств

Возврат неиспользованных подотчетных средств оформляется документом Поступление наличных вид операции Возврат от подотчетного лица по кнопке Создать на основании – Поступление наличных документа Авансовый отчет. Документ Поступление наличных, созданный таким образом заполняется автоматически.

Вручную остается заполнить:

  • Статья доходов — Возврат от подотчетного лица.

Документ формирует проводку:

  • Дт 50.01 Кт 71.01 — возврат неиспользованных средств подотчетным лицом.

Для документального оформления поступления наличных денег в кассу организации необходимо использовать унифицированную форму Приходный кассовый ордер (КО-1), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Бланк можно распечатать по кнопке Приходный кассовый ордер (КО-1) документа Поступление наличных. PDF

См. также:

  • Порядок расчетов с подотчетными лицами
  • Авансовый отчет по приобретению ГСМ
  • Авансовый отчет по оплате услуг
  • Авансовый отчет по приобретению материалов через корп. карту
  • Авансовый отчет по командировке. Выданы билеты (денежные документы)
  • Авансовый отчет по оплате эл.услуг ин.контрагенту с корп.карты

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Авансовый отчет: проводки

Обновление: 19 сентября 2017 г.

В практике ведения хозяйственной деятельности предприятий различных форм собственности возникает необходимость выдачи под отчет свои сотрудникам денежных средств. При этом у бухгалтеров могут возникнуть трудности оформления данных операций, в связи с чем в поисковиках можно увидеть запрос «авансовый отчет проводки».

Порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет

Денежные суммы под отчет сотрудникам хозяйствующих субъектов выдаются на различные цели, перед этим они оформляют заявление, где отражают цель получения денежных средств. Заявление на выдачу денежной суммы под отчет подписывает руководитель хозяйствующего субъекта. В заявлении указываются сумма, предназначенная для выдачи подотчетному лицу, и срок, на который денежная сумма выдается. Обязательным условием выдачи суммы денежных средств под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта является отсутствие задолженности по предыдущим выданным под отчет суммам. Сумма денежных средств, выданная под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта, не может быть передана другому лицу. При осуществлении отчета по израсходованным суммам подотчетное лицо прилагает документы, которые подтверждают произведенные расходы, и составляет авансовый отчет.

Оформление проводок по выдаче подотчетных сумм

Оформление выдачи денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта сотруднику, являющему подотчетным лицом, оформляется в зависимости от того, как происходит выдача подотчетных сумм (безналичным способом или наличностью из кассы):

  • в случае получения денежных средств подотчетным лицом наличностью сумма оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса»;
  • при перечислении суммы, выдаваемой подотчетному лицу, на счет проводка осуществляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по кредиту указывается счет 51 «Расчетные счета».

Проводки при утверждении отчета на командировочные расходы

В зависимости от того, на какие цели были произведены расходы подотчетных сумм, бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта формирует различные проводки. В случае, если подотчетное лицо отчиталось за денежные средства, выделенные ему на командировочные расходы, кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуются счета:

  • 20 «Основное производство», в случае если в командировку был направлен работник основного производства предприятия;
  • 26 «Общехозяйственные расходы», если в командировку направлен сотрудник служб и подразделений, учитываемых как общехозяйственные (например заводоуправления, бухгалтерии и т.д.);
  • 44 «Коммерческие расходы» — для сотрудников отделов и служб, связанных со сбытом продукции, например отдела сбыта и т.д.

Сотрудник отчитался за суммы, выданные на приобретение ТМЦ

В случае если сотрудник отчитался за денежные средства, выданные под отчет на цели приобретения ТМЦ, то бухгалтерия указывает данные суммы по кредиту 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Если же подотчетное лицо отчитывается по суммам на приобретение товаров, то осуществляется бухгалтерская проводка с указанием суммы по кредиту счета 71 и по дебету счета 41 «Товары».

При расчете из подотчетных сумм перед поставщиком за приобретенные материальные ценности бухгалтерия хозяйствующего субъекта оформляет сумму по кредиту счета 71 и дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Подотчетная сумма израсходована не полностью: проводки

В случае если подотчетному лицу была выдана большая сумма, чем он израсходовал, то он возвращает данную сумму, при этом оформляется бухгалтерская запись — кредит 71 и дебет 50.

Выданы в подотчет денежные средства — проводка

«Выдано подотчет проводка» — такой запрос, как правило, делает начинающий бухгалтер. Расскажем, кому можно выдать деньги, как правильно оформить документ и какие сделать проводки, в нашей статье.

Выдача денег под отчет: кто их получает?

Выдача в подотчет: оформляем документы

Выданы деньги под отчет: проводки

Итоги

Выдача денег под отчет: кто их получает?

Подотчетным лицом может быть работник фирмы (указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).

Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.).

ВНИМАНИЕ! Деньги работнику можно выдавать, если нет задолженности по ранее взятым суммам.

Выдача в подотчет: оформляем документы

Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.

Как его оформить, читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

Шаг 2. Работник пишет заявление на получение денег под отчет.

Образец такого заявления см. в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».

Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. Авансовый отчет нужно составить в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье .

Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала «Образец заполнения авансового отчета в 2015году».

Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).

Выданы деньги под отчет: проводки

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.

Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:

  • выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
  • если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.

Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:

  • если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
  • если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
  • если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
  • если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.

Подробнее об этом см. статью «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).

А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.

ВНИМАНИЕ! Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее обо всех нюансах этой операции смотрите в статье «Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства?».

Итоги

Существует много обязательных мероприятий, о которых бухгалтер должен знать, работая с подотчетными денежными средствами. Ведь если что-то будет упущено, то при проверке налоговыми органами на фирму могут быть наложены штрафы.

Подробнее о налоговых проверках подотчетных лиц читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проводки по авансовому отчету в 2020 году

По полученным в подотчет денежным средствам работник отчитывается предоставляя авансовый отчет. Данный документ утверждается руководителем и на его основании формируются необходимые проводки. В статье рассмотрим какие формируются проводки по авансовому отчету.

Порядок выдачи подотчетных денежных средств

Важно! Порядок документооборота при работе с подотчетными сотрудниками должен быть прописан в учетной политике компании для целей бухучета.

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления служебных поручений организации, о расходе которого необходимо отчитаться, является подотчетом.

Денежные средства, выданные в подотчет могут быть потрачены на:

  • хознужды организации (например, покупка товаров, работ, услуг);
  • командировку (сотруднику выдаются суточные, деньги на проезд и проживание);
  • представительские расходы.

Правила выдачи денежных средств под отчет:

Основания для выдачи денег в подотчет Денежные средства в подотчет выдаются на основании одного из следующих документов:

· заявление работника (с визой на директора, размером выдачи, а также сроком, на который разрешено выдать средства), но с 19 августа 2017 года оно не обязательно;

· приказа руководителя о выдаче средств под отчет.

Кому можно выдать деньги в подотчет Выдать под отчет денежные средства из кассы организации можно работникам, с которыми организация заключила:

· трудовой договор;

· гражданско-правовой договор.

То есть, выдать аванс на расходы можно как штатному сотруднику, так и подрядчикам. Например, компания наняла работников по договорам ГПХ для выполнения определенного объема работ. Для выполнения этих работ требуется покупка материалов. Поэтому таким работникам можно выдать денежные средства для закупки материалов.

Способ выдачи денег в подотчет Деньги в подотчет могут быть выданы наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета, либо выдаются из выручки, поступившей наличными в кассу.

При перечислении денег по безналу,

организация переводит сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении в этом случае указывается, что деньги выдаются под отчет.

В приказе руководителя на выдачу подотчетных денежных средств должна содержаться следующая информация: ФИО лица, которому выдаются подотчетные средства, сумма денежных средств, выдаваемая сотруднику и срок, на который выдаются денежные средства.

Важно! Подотчетные средства могут быть перечислены на зарплатную карту работника или на его личную банковскую карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Как отчитываться по подотчетным средствам

Руководитель компании устанавливает определенный срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться за полученные им денежные средства. Например, бухгалтеру выдан аванс на покупку канцтоваров на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в трехдневный срок должен предоставить отчет. Когда отчет составляется по командировочным расходам, то отчет должен быть предоставлен в срок до 3-х дней с даты возвращения из поездки.

Если деньги работнику поступили на карту, то отчитаться по ним он может и позже указанного срока. То есть к безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств. Читайте также статью ⇒ ЗАПОЛНЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА АО-1 В 2020 ГОДУ

Порядок оформления авансового отчета

На сегодняшний день компании могут не применять большинство форм первичных учетных документов. Это в том числе касается и авансовых отчетов.Отчет по израсходованным денежным средствам работником предоставляется по унифицированной форме (АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо по самостоятельно разработанной форме. Если организация выбрала второй вариант, то ее должен утвердить директор. Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса. Оборотная сторона данной формы предназначена для указания подотчетным лицом перечня документов, которыми он может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруют в порядке записи их в АО.

Бухгалтером компании проводится проверка:

  • целевого расходования средств;
  • наличие подтверждающих документов;
  • правильность оформления отчета;
  • общих сумм расходов, а также счетов учета.

После проверки авансовый отчет передается директору для утверждения и принимается к учету. Неиспользованный подотчетным лицом аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

Подотчетные денежные средства списываются на основании данных авансового отчета после утверждения документа бухгалтерией. Читайте также статью ⇒ АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2020 ГОДУ

Проводки по авансовому отчету

Когда бухгалтеру сдан АО, он должен сформировать необходимые проводки. Денежные средства, выдаваемые в подотчет и в случае возмещения перерасхода по АО, отражаются по дебету 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со следующими счетами:

  1. Счет 50 «Касса».
  2. Счет 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета».

Денежные средства, потраченные подотчетным лицом списывают с 71 счета на:

  • счета учета затрат;
  • счета, на которых учитывают купленные ценности;
  • иные счета исходя из характера расходов.

Если подотчетное лицо возвращает неизрасходованные деньги, то это отражается по дебету счетов учета денег и кредиту 71 счета. Аналитический учет 71 счета осуществляется по каждой сумме денежных средств, выданных в подточит.

Важно! Денежные средства в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае они выдаются из кассы организации на основании РКО. А во втором – перечисляются на карточный счет подотчетного лица.

Рассмотрим основные проводки

Хозяйственная операция Проводка
Д К
Сотруднику под отчет выдана расчетная банковская карта 71 50 (субсчет «Денежные документы»)
Сотрудником получены наличные 71 50
Подотчетным лицом возвращена расчетная банковская карта 50 (субсчет «Денежные документы») 71

Стоимость ТМЦ, товаров и ОС, приобретенных подотчетным лицом для организации, иногда проводятся через такие счета как 60 «Расчеты с поставщиками» и при оформлении АО 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Однако у компании в данном случае долг перед поставщиком не возникает и значит данные проводки не нужны. Необходимо сформировать следующую проводку:

Хозяйственная операция Проводка
Д К
Оприходование имущества, приобретенного через подотчетного сотрудника 08 (10, 41) 71

Исключением будет только ситуация, при которой работник внес предоплату за товар, но не забрал его, либо расчет осуществлялся за товар, который уже оприходован в учете. В этом случае потребуются проводки с использованием 60 и 76 счетов.

Рассмотрим подробнее на примере:

Сотруднику компании выдан аванс в размере 4000 рублей для покупке картриджа. Однако, в наличии картриджа не оказалось, а их поставка ожидается только через неделю. Сотрудник оставил аванс продавцу и договорился забрать картридж позже. В этом случае нужно будет сформировать следующую проводку:

Д60 (субсчет «Авансы выданные») К71.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Когда требуется составление промежуточного авансового отчета?

Ответ: Заполнение промежуточных АО возможно, если это предусматривается в локальных нормативных актах компании. Например, работника отправили в длительную командировку на срок 6 и более месяцев. В этом случае для правильного формирования себестоимости он может предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правила предоставления промежуточных отчетов должно быть прописано в положении о расчетах с подотчетными лицами и положении о командировках. Кроме того, должен быть указан способ, которым сотрудник будет передавать документы. Например, лично, по почте, через курьера или в виде сканов с досылкой оригиналов по почте. По возвращении работника из командировки, с ним можно будет провести уже окончательный расчет.

Вопрос: Оформляется ли авансовый отчет, если работник не истратил выданные ему денежные средства и в полном объеме вернул их в кассу?

Ответ: Нет, в этом случае авансовый отчет составлять не нужно. Наличные работнику выдаются под отчет из кассы на основании расходника. Работник, получивший наличные, обязан выполнить поручение руководителя и отчитаться за истраченные деньги. Для этого им предоставляется отчет. Если поручение работодателя он выполнить не смог, то и отчет ему предоставлять не нужно. Работник просто возвращает в кассу полученный аванс.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Метки: авансовый отчет, бухучет, проводки, Проводки по авансовому отчету

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *