Взаимодействие с другими структурными подразделениями

Шабашова Ирина, редактор-эксперт по кадровому делопроизводству

Журнал «Кадровое дело» № 6 июнь 2010

Компании сопутствует успех только при четком взаимодействии всех ее структурных подразделений. Как добиться эффективного контакта кадровой службы с другими отделами организации? Как упорядочить документооборот, чтобы достичь взаимопонимания и избежать возможных конфликтов? Предлагаем варианты практических решений, которые подойдут организациям вне зависимости от того, относятся они к крупному, среднему, малому бизнесу или к бюджетной сфере.

С кем взаимодействуют кадровики

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров, вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

  • в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров;
  • в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
  • в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.

Комментарий бухгалтера

Галина МЕРЕЖКИНА,
бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (поселок городского типа Красный Яр Волгоградской области):

– Действительно, часто бывает, что не вовремя предоставленные кадровой службой документы, необходимые бухгалтерии, мешают грамотному ведению бухгалтерского учета в зарплатном секторе. Подобные нарушения могут повлечь за собой административные санкции внутри организации, а также спровоцировать проверки налоговой и трудовой инспекций, миграционной службы. Дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых для должностных лиц при нарушении законодательства о труде на первый взгляд не слишком велика (до 5000 руб.) (ч. 1 ст. 5.27 КоАП), но и дисквалификацией руководителя на три года (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). В то же время единой схемы документооборота не существует. Это означает, что организации самостоятельно могут разработать систему документооборота, учитывая свою специфику.

Предмет взаимодействия

Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия. Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору). В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.

Кадровый документооборот

Структурное подразделение

Служба кадров получает

Служба кадров предоставляет

Все службы и отделы

– Предложения по внесению изменений и дополнений в штатное расписание;

– проекты положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций;

– сведения об отсутствиях работников;

– табели учета рабочего времени;

– задания на командировку;

– графики очередных отпусков;

– графики работ сменного персонала;

– заявки на подбор рабочих и специалистов;

– характеристики на работников по запросу;

– предложения о повышении квалификации, обучении работников;

– документы для проведения аттестации или других оценочных процедур;

– предложения о расстановке, перемещении и поощрении работников, о наложении взысканий на работников

– Копии распорядительных документов,

– копии типовых положений о структурных подразделениях и типовых должностных и рабочих инструкций;

– утвержденные положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции;

– организационно-распорядительную документацию по организации труда, оплате труда и личному составу (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, выписку из утвержденного штатного расписания, расчет нормативов численности штата, утвержденные графики отпусков, и др.);

– утвержденную план-программу профессионального обучения рабочих и повышения квалификации руководителей и специалистов;

– сведения о нарушителях трудовой дисциплины, табели учета рабочего времени

Бухгалтерия

Сведения о заработной плате работников (для оформления справок)

– Табель учета рабочего времени;

– копии приказов по личному составу на работников, практикантов и на все виды выплат (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.);

– записки-расчеты отпусков и увольнения;

– документы на компенсацию затрат за прохождение медицинского освидетельствования при приеме на работу, копии справок МСЭ на работающих инвалидов труда

Планово-экономический отдел

– Выписку из бюджета в части фонда заработной платы и фонда потребления;

– информацию о выполнении планово-экономических показателей для выплаты заработной платы

– Копию штатного расписания;

– сведения об использовании фонда заработной платы, средств, выделенных на выполнение коллективного договора;

– расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности

Канцелярия (секретариат)

– Копии приказов по основной деятельности;

– копии организационно-распорядительных документов, касающихся деятельности отдела (службы)

– Номенклатуру дел отдела (службы);

– документы для пересылки в другие организации

Юридический отдел

Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение

Проекты приказов, положений о структурных подразделениях, должностных (на визирование) инструкций работников, трудовых и гражданско-правовых договоров, соглашений на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры (на предмет юридической чистоты)

Служба безопасности

Бланки пропусков

Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска

Как разработать регламент

Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.

В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом. Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений. Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.

Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение. Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы. Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.

Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести.

График документооборота

Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота. По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение. Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью. Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

* Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

** Пункт 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Распоряжение ОАО «РЖД» от 29.05.2015 № 290.

1. Настоящий Регламент регламентирует действия работников подразделений ОАО «РЖД» в случае травмирования человека подвижным составом или при обнаружении на железнодорожных путях, в районе железнодорожных путей и искусственных сооружений, на железнодорожных станциях человека, травмированного подвижным составом.

Работники ОАО «РЖД», кроме работников, обслуживающих пассажирские скоростные поезда в пути следования, при транспортном происшествии с гражданами организовывают:

оказание помощи пострадавшим;

вызов скорой медицинской помощи;

отправку пострадавшего до ближайшей железнодорожной станции при невозможности прибытия на место транспортного происшествия медицинских работников;

сохранение до начала расследования транспортного происшествия обстановки на момент транспортного происшествия, если это не мешает движению железнодорожного подвижного состава, не угрожает жизни и здоровью пострадавшего и других лиц, а в случае невозможности ее сохранения — фиксирование сложившейся обстановки (составление схем, планов и др.).

Распоряжение от 29.10.2013 №СВЕРД-1263/р «О вводе в действие Положения о группах немедленного реагирования, порядке прохождения информации и действиях групп при появлении на территории объектов инфраструктуры ОАО «РЖД» несовершеннолетних, оставленных без присмотра»

2. Под группой немедленного реагирования понимается мобильное формирование в составе суточного наряда из представителей линейных отделов полиции, линейных пунктов полиции, стрелковых команд, работников железнодорожного транспорта (при нахождении их на станции в момент получения информации о несовершеннолетних без присмотра родителей) (далее — совместная специализированная группа).

5.1. При обнаружении несовершеннолетних на путях станций и перегонов другими работниками железнодорожного транспорта, информация передаётся через доступные средства связи отраслевому диспетчеру, который информирует по телефону дежурного ближайшей станции.

5.2. ДСП передает полученную информацию по поездной радиосвязи машинистам встречных поездов и поездов, следующих в попутном направлении, машинистам ССПС, а также по телефону информирует представителей линейных отделов полиции и ведомственной охраны, которые организуют выезд на место.

6. При обнаружении работниками железнодорожного транспорта несовершеннолетних на территории линейного объекта, информация передаётся через доступные средства связи отраслевому диспетчеру.

6.1 Отраслевой диспетчер полученную информацию по телефону передаёт руководителю структурного подразделения, на территории которого обнаружены дети, который принимает меры по выводу несовершеннолетних с территории линейного объекта.

Распоряжение ОАО «РЖД» от 14.03.16 № 410р «ПОЛОЖЕНИЕ об организации в ОАО «РЖД» работы по системе информации «Человек на пути»

2. Общие положения

2.3. Система информации «Человек на пути» направлена на предупреждение случаев травматизма по причине наезда подвижного состава на работающих и граждан, находящихся на железнодорожных путях, обеспечение контроля за соблюдением правил нахождения на железнодорожных путях, а также на уменьшение количества случаев, влияющих на ухудшение функционального состояния машиниста и снижение его работоспособности.

2.4. Главным функциональным звеном в работе системы информации «Человек на пути» являются:

локомотивные бригады Дирекции тяги, Центральной дирекции моторвагонного подвижного состава, Дирекции скоростного сообщения, локомотивные бригады, имеющие право работы на железнодорожном пути, находящемся на балансе ОАО «РЖД» (далее — локомотивные бригады);

машинисты (водители) и помощники машинистов (водителей) ССПС, железнодорожно-строительных машин (далее — бригады ССПС).

2.5. Работники ОАО «РЖД», не упомянутые в п. 2.4, осуществляют действия по выявлению нарушений требований безопасности со стороны локомотивных бригад, бригад ССПС, других работников, либо работников подрядных организаций, осуществляющих свою деятельность непосредственно на железнодорожном пути, либо на объектах инфраструктуры железных дорог, граждан.

3. Действия локомотивных бригад и бригад ССПС

3.1. О каждом случае нарушений работниками требований безопасности при нахождении на железнодорожных путях, а также случае экстренного торможения поезда с целью предотвращения наезда на работников, машинист (водитель) локомотива, МВПС, ССПС, немедленно, по поездной радиосвязи сообщает ДСП или ДНЦ (при ДЦ).

3.2. Если при проследовании поезда по соседнему пути продолжаются работы и люди не ушли на безопасное расстояние (кроме случаев производства работ в «технологическое окно» в графике движения поездов или при ограждении места работ сигналами остановки), прежде, чем информировать об этом ДСП или ДНЦ, машинист локомотива, МВПС, ССПС должен сообщить о нарушении по поездной радиосвязи машинисту встречного поезда, указав точное место нахождения людей.

3.3. В информации ДСП или ДНЦ при ДЦ машинист локомотива, МВПС, ССПС или его помощник указывают точное время, место (станция, перегон, путь, километр, пикет, стрелочный перевод), количество работающих (по возможности) и характер нарушения, структурное подразделение, дочернее (зависимое) общество ОАО «РЖД» (далее — ДЗО), или подрядную организацию, работники которых нарушили правила нахождения на железнодорожных путях, номер поезда и локомотива с которым следует, свою фамилию.

3.4. Машинист маневрового локомотива сообщает о случаях нарушений работниками требований безопасности при нахождении на железнодорожных путях по станционной (маневровой) или поездной радиосвязи:

при работе на станционных путях – ДСП или ДСЦ;

при работе на деповских путях локомотивного (моторвагонного) депо — дежурному по эксплуатационному локомотивному (моторвагонному) депо, а по окончании смены производит запись в журнал регистрации нарушений;

при работе на железнодорожных путях вагонного депо, дистанции пути, ПМС и других подразделений, расположенных в границах железных дорог — ДСП.

4. Применение видеорегистраторов

Полученная видеозапись может использоваться в ходе расследования причин и обстоятельств случаев травмирования работников и граждан от наезда подвижного состава, при определении правомочности и правильности применения локомотивными бригадами экстренных торможений, а также для определения правильности отнесения замечаний к системе информации «Человек на пути».

Видеозапись в случае спорных ситуаций или отказа направляется руководителю структурного подразделения, чьи работники предположительно нарушили правила нахождения на железнодорожном пути. В систему информации «Человек на пути» АСУТ НБД ЗМ выявленное замечание вносится с пометкой «имеется видеозапись».

5. Действия дежурных (диспетчеров)

5.1. Действия ДСП, ДНЦ при ДЦ:

5.1.1. ДСП, ДНЦ, получив сообщение от машиниста локомотива, МВПС, ССПС или его помощника о нахождении на путях работников незамедлительно проверяет фактическую принадлежность предполагаемых нарушителей к структурному подразделению, ДЗО, или подрядной организации, исходя из записей в журнале формы ДУ-46 и информации по полученным предупреждениям, внесенным в бланк формы ДУ-61 и незамедлительно передает информацию дежурному (диспетчеру) причастного структурного подразделения или ДЗО.

В случае нарушения требований безопасности при производстве работ работниками подрядных организаций сообщение немедленно передается дежурному (диспетчеру) структурного подразделения (региональной дирекции), в интересах которого выполняются подрядные работы.

5.1.3. О случаях нарушений требований безопасности работниками станций ДСП, ДНЦ сообщает ДС или ДСЗ для принятия мер по устранению нарушения и его немедленного расследования.

5.1.4. После передачи информации в соответствующее структурное подразделение (региональную дирекцию) или ДЗО ДСП, ДНЦ при ДЦ, делает запись об этом в журнале регистрации нарушений.

5.1.5. При наличии связи с местом работ ДСП или ДНЦ при ДЦ дает указание руководителю работ о немедленном принятии мер по устранению нарушения.

Приложение №1 Перечень нарушений требований безопасности при нахождении на ж.д. путях:

1.Несвоевременный уход работающих с путей на обочину земляного полотна (в ниши, убежища), а при отсутствии достаточного места – на обочину смежного пути, при обнаружении (визуальном или звуковом) приближающегося подвижного состава на расстояние менее 2,5 м от крайнего рельса при установленных скоростях движения поездов до 120 км/ч, менее 4 м от крайнего рельса при установленных скоростях движения 121 — 140 км/ч и менее 5 м от крайнего рельса при установленных скоростях движения более 140 км/ч, в том числе при проходе поезда по смежному пути, если место работ не ограждено сигналами остановки (при применении экстренного торможения)

2.Расположение людей сидящих на рельсах, на концах шпал, напольных и наземных устройствах, пирамидах покилометрового запаса рельсов

3.Спрыгивание с подвижного состава

4.Передвижение внутри рельсовой колеи в попутном направлении движения поездов на перегоне (на двухпутном участке)

5.Нахождение в междупутье (кроме междупутья на территории станции, обеспечивающего минимально допустимые безопасные расстояния, указанные в п. 1 настоящей таблицы) во время прохода поездов по смежным путям

6.Переход через путь перед близко идущим поездом

7.Подлезание под вагоны стоящего состава

8.Протаскивание рабочих инструментов под вагонами (кроме осмотрщиков вагонов под огражденным поездом)

9.Работа людей на железнодорожном пути без сигнальных жилетов или в жилете, не отвечающем своему назначению (без светоотражающих вставок и обозначения принадлежности владельца к соответствующему структурному подразделению)

10.Нахождение в колее соседнего пути при проходе поезда (кроме случаев, когда место работ ограждено сигналами остановки или на пути находится бригада района контактной сети, работающая с изолирующей съемной вышкой огражденной сигналистами)

11.Работа без выдачи предупреждений на поезда об особой бдительности локомотивных бригад в случаях предусмотренных ПТЭ

12.Работа без ограждения места работ установленным порядком (отсутствие сигналистов, переносных сигналов и неполное или неправильное ограждение места работ)

13.Не прекращение работ на соседнем пути в «окно» при проходе поезда

14. Перевозка путевого инструмента и материалов на двухколесных однорельсовых или одноосных тележках без сопровождения монтерами пути в количестве, достаточном для заблаговременного, до подхода поезда, снятия с пути тележки (менее 2-х человек)

15. Не ограждение дефектоскопной тележки или тележки для перевозки инструмента и материалов с обеих сторон специально выделенными сигналистами с красными флажками

16.Проезд на подножке вагона в негабаритном месте

17. Переход через путь перед вагонами (при роспуске вагонов на сортировочных горках или при осуществлении маневров толчками) или вход в пространство между вагонами после начала их движения

18. Проезд на автосцепках, буксе, стоя на платформе или сидя на ее бортах, нахождение на других выступающих частях вагона.

19. Нахождение осмотрщика вагонов, принимающего поезд «с ходу», вне зоны «островка безопасности»

20. Неограждение бригад, работающих со съемной изолирующей вышкой, сигналистами в установленном порядке

21. Нахождение у съемной изолирующей вышки при работе на пути менее 4-х человек (включая руководителя работ и работающих наверху монтеров)

22. Выполнение работы на съемной изолирующей вышке во время прохода поезда по соседнему пути

23. Отсутствие наблюдающего в бригаде работающих или работа на пути в одно лицо (кроме случаев, когда единоличный осмотр устройств ж.д. инфраструктуры допускается нормативными документами)

24. Выполнение работы на светофорах (мостиках, консолях) во время движения поездов по железнодорожному пути, к которому относится светофор, и смежным железнодорожным путям на перегоне

25.Отсутствие на сигналистах сигнальных знаков отличия

26. Сход работниками с подножки или поднятие на подножку вагона до полной остановки состава

27. Сход членов бригады с пути в разные стороны при прохождении поезда на двухпутном участке

28. Погрузка и выгрузка материалов, инструмента и оборудования с платформы (автомотрисы, мотовоза) при проходе поезда по соседнему пути

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам. Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства. Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов.

Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации. Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.). В связи с этим кадровым работникам часто требуется большое количество времени для надлежащего оформления документов.

В данном случае понять можно представителей обеих служб. И первые, и вторые стремятся оформить документы и осуществить процедуры, не нарушая законодательство и с учетом интересов работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, у работодателя появляются определенные риски.

Например, за несвоевременные выплаты работодателю, независимо от наличия вины, придется выплатить работникам проценты в размере 1/150ключевой ставки Банка России от фактически невыплаченных сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Кроме того, работник в случае нарушения его трудовых прав имеет право потребовать от работодателя возмещение морального вреда (ст. 237 ТК РФ).
Если документы работодателя проверит трудовая инспекция, то в случае выявления нарушений работодателю грозят санкции по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Чаще всего такой санкцией является штраф.

Если в вашей компании отдел кадров и бухгалтерия постоянно конфликтуют, возможно, эту ситуацию можно поправить. Посмотрим, какие мероприятия могут этому поспособствовать.

ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ

Прежде всего необходимо выявить причину некачественного взаимодействия отделов. Как показывает практика, обычно причины следующие:

• процессы в организации (в частности, процедура приема и увольнения работников, технология расчета зарплаты и др.) недостаточно разработаны и не прописаны в документах, в связи с чем между отделом кадров и бухгалтерией возникают конфликты по поводу порядка действий и сроков;

• не выработана (не прописана) единая методология при оформлении кадровых документов, в связи с чем бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела кадров;

• не налажено эффективное взаимодействие линейных руководителей (руководителей подразделений) и отдела персонала в части предоставления документов для кадровых процедур. В связи с этим отдел кадров не получает своевременно необходимую документацию и информацию из подразделений и, соответственно, задерживает сроки сдачи документов;

• процессы кадрового учета недостаточно автоматизированы.

Чтобы выяснить причины, можно проинтервьюировать работников отдела кадров и бухгалтерии, а также понаблюдать за процессом их работы. Это поможет определить, какие из указанных проблем (возможно, несколько или даже все) имеют место в данном конкретном случае.

По итогам диагностики все взаимные претензии и недовольства, риски и причины проблем можно свести в таблицу (пример 1).

Как видим, все жалобы в примере 1 так или иначе связаны с указанными выше причинами.

РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ: РАЗРЕШАЕМ РАЗНОГЛАСИЯ

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *