Зуп 8 2

В данной главе рассматривается перенос данных непосредственно из исходной информационной базы в 1С:Бухгалтерию 8. Такой способ переноса считается основным.

Если по каким-либо причинам основной способ переноса данных использовать нельзя, например, при переносе из базовых версий, рекомендуется воспользоваться методикой переноса данных из файла выгрузки. Подробно загрузка данных из файла рассмотрена в главе «Вспомогательные методики переноса».

Если в типовую конфигурацию исходной информационной базы вносились изменения, то необходимо ознакомится с параграфом «Перенос данных из нетиповых конфигураций» главы «Вспомогательные методики переноса».

Перенос данных непосредственно из исходной информационной базы выполняется поэтапно. Перед началом переноса необходимо убедиться, что исходная информационная база закрыта и в ней не работают пользователи.

Этап 1. Резервное копирование

Выполним резервное копирование исходной информационной базы.

Этап 2. Загрузка данных

Запустим 1С:Бухгалтерию 8.

Дополнительные настройки в информационной базе 1С:Бухгалтерии 8 не требуются. Настройки параметров учета для корректного переноса данных установлены в информационной базе по умолчанию.

Необходимо воспользоваться помощником перехода (меню Сервис – Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7).

Шаг 1. Выбор варианта загрузки данных

Выберем пункт Загрузить данные из информационной базы.

Шаг 2. Выбор исходной информационной базы, настройки переноса

В окне Информационные базы 1С:Предприятия 7.7 отображаются зарегистрированные информационные базы. Выберем ту информационную базу, из которой нужно перенести данные в 1С:Бухгалтерию 8.

После выбора информационной базы в поле Путь к информационной базе отображается расположение базы.

После того как информационная база выбрана, укажем информацию, которую следует перенести. Для этого установим переключатель на одном из пунктов:

  • Только справочники – будут перенесены только справочники исходной информационной базы;
  • Остатки на начало года – нужно выбрать этот пункт, если перенос осуществляется на 01число года;
  • Остатки на начало года и обороты за период – нужно выбрать этот пункт, если перенос осуществляется в середине года.

В поле Период укажем период переноса.

Например, если перенос осуществляется на 01 января 2009 года, то установим значение переключателя в положение Остатки на начало года. В поле Период выберем – 2009 г.

Нажмем кнопку Далее для выполнения переноса данных.

Шаг 3. Загрузка

Загрузка данных и их проверка осуществляются автоматически.

Последовательность переноса:

  • подключение к информационной базе,
  • выгрузка данных,
  • загрузка данных,
  • проведение загруженных документов,
  • проверка загруженных документов.

В поле Выполнение отображается индикатор выполнения загрузки в процентах. Ниже приводится наименование исходной информационной базы.

Внимание!

Если загрузка осуществляется в программный продукт базовой версии, то ИНН и КПП организации в 1С:Бухгалтерии 8 будут заменены на ИНН/КПП организации исходной информационной базы.

Шаг 4. Результат переноса

Если перенос данных прошел успешно, выводится строка: «Перенос данных прошел успешно!».

Если используется версия ПРОФ, можно сразу приступить к переносу следующей информационной базы, нажав кнопку Продолжить. Порядок сопоставления данных при переносе из нескольких информационных баз описан в главе «Вспомогательные методики переноса».

Если требуется вернуться к началу и изменить вариант переноса данных, нажмем кнопку В начало.

Кнопка Завершить используется для закрытия формы.

Если используется базовая версия, перенос данных окончен. Следует нажать кнопку Завершить для закрытия формы.

Если при переносе возникли ошибки, то по ссылке Информация о возникших ошибках открывается информационное сообщение об ошибке. После устранения ошибки нужно повторить перенос данных (кнопка Повторить).

Источник: «РГ-Софт»

Наш ответ конечно – «Да»!
Согласно японской мудрости, «если ты не становишься лучше, ты становишься хуже». Это особенно актуально в условиях постоянно растущей конкуренции на рынке.

Основные преимущества 1С:Предприятие 8 для предприятия в целом:

  • Ведение учетапо нескольким организациям в одной информационной базе.
  • Все системы налогообложения доступны в одной базе.
  • Контролировать выполнение требований ПБУ 18/02 теперь намного проще.
  • Партионный учет.
  • Отчеты строятся быстро, за счет технологии обработки больших массивов данных.

Основные преимущества для вас лично — Работать стало удобнее:

  • Индивидуальная настройка инструментов, колонок и панелей
  • Автоматическое формирование последовательности документов
  • Планировщик отчетности
  • «Монитор бухгалтера» — вся актуальная для вас информация на одном экране
  • «Экспресс-проверка ведения учета»- поиск ошибок за вас до документа и проводки и рекомендации по их устранению
  • Контроль заполнения реквизитов – не позволяет ошибаться!
  • Существенное расширение функционала для сложных случаев ведения учета
  • Косвенные затраты – распределение по вашему желанию.
  • Множество приятных мелочей для работы бухгалтера

Новая платформа значительно экономит Ваше время, а следовательно и Ваши деньги!
Как организовать переход? 📌 Реклама Отключить

Организация перехода включает построение алгоритма переноса данных и выбор инструментов для реализации этого алгоритма. Полностью универсального порядка действий, подходящего для любого предприятия не существует. Можно выделить следующие факторы, влияющие на алгоритм перехода: время начала ведения учета в новой программе, наличие доработок в текущей версии вашей конфигурации, необходимость сохранить историю хозяйственных операций за прошлые периоды. В зависимости от сочетания перечисленных факторов, стратегия переноса данных может быть различной. Наиболее интересными для рассмотрения являются проекты перехода, если они включают процессы переноса бухгалтерских остатков. Поэтому в данной статье мы всесторонне рассмотрим проект перехода на новую платформу в отношении конфигурации 1С:Бухгалтерия.

Совет от компании RG-Soft: Начинать работать в новой программе учета лучше всего с 1-ого января нового года. Связано это с тем, что большинство налогов рассчитывается нарастающим итогом. Следовательно, чтобы не изобретать средства корректного переноса накопленных итогов, старайтесь привязать начало работы в программе к началу отчетного периода по налогам. Разумеется, можно начинать работу и с начала квартала и даже с начала следующего месяца, но такой переход традиционно влечет за собой более значительные затраты.

📌 Реклама Отключить

Давайте разберем самые распространенные ситуации.

  1. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе сформированы правильные остатки на счетах.

Это самые выгодные условия для переноса данных. Потребуется лишь обновить конфигурацию 1С:Предприятие 7.7 до последней версии и воспользоваться встроенной в 1С:Предприятие 8 обработкой «Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7». Даже непрофессиональный пользователь сможет, следуя инструкциям на форме обработки, перенести остатки по счетам и справочную информацию. Эта операция займет некоторое время, в зависимости от объема накопленной информации, но может быть без труда выполнена самостоятельно.

Этот вариант чрезвычайно прост и понятен, однако на практике применим редко. Сформировать правильные остатки в старой программе непосредственно к началу работы в новой программе возможно лишь в ряде небольших компаний и то при условии, что вся «первичка» за прошедший период предоставлена и внесена в программу. Чаще всего закрытие старых сделок прошлого периода в программе производится к моменту сдачи отчетности по НДС (20 января), а в отдельных случаях этот процесс может растянуться и на более длительный срок. Возникает вторая распространенная ситуация.

📌 Реклама Отключить

  1. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе нет правильных остатков на счетах.

В зависимости от обстоятельств, в данной ситуации также можно действовать различными методами. Суть этих методов сводится к работе в двух программах одновременно. Во время «переходного периода» сотрудникам приходится закрывать прежние сделки в старой программе и начинать вносить документы по новым сделкам в новую систему. Наглядно данная ситуация отображена на рисунке 1. Наличие такого периода в проекте перехода является стандартной практикой, и пугаться его нет причин. Чтобы преодолеть данный период с наименьшими потерями можно пользоваться следующими стратегиями.

📌 Реклама Отключить

    • Перенести остатки «как есть» на начало года и вести учет на основе этих данных, как и в первой предложенной ситуации. По крайней мере, в программе будет информация об остатках средств и количестве товаров на складах. Однако, как только верные остатки в «семерке» будут получены, необходимо незамедлительно скорректировать их «задним числом» и в «восьмерке».
    • Альтернативным вариантом является отказ от переноса некорректных остатков и внесение первичных документов по новым сделкам в «восьмерку» без последующего их проведения. В таком случае не важно, есть в программе остатки или нет, непроведенные документы никаких движений по счетам не сделают. Так нужно действовать до получения корректных остатков в 1С:Предприятие 7.7. Далее полученные остатки переносятся в новую программу на начало года. Завершающим шагом становится последовательное проведение внесенной в новую программу за переходный период «первички» при помощи встроенной обработки «Групповая обработка справочников и документов».

В описанных двух ситуациях рассказано как можно действовать, если удалось начать работать в новой программе с января нового года. Вместе с тем, год — довольно длительный срок и случаются ситуации, когда возникает потребность начать работу в новой базе с середины года или в другой момент времени. 📌 Реклама Отключить

  1. Переход осуществляется с середины года с типовой конфигурации.

Восьмая версия программы поддерживает ряд важных для ведения учета механизмов, работоспособность которых зависит от данных, вносимых в документы в течение года. Среди таких механизмов уже упомянутый расчет налогов нарастающим итогом, алгоритм распределения косвенных расходов и прочие процедуры, относящиеся к закрытию месяца. Именно из-за этих особенностей в данной ситуации невозможно перейти на новую программу также легко, как в первых двух случаях. Для максимального сокращения вероятности возникновения ошибок при переносе можно пользоваться следующими рекомендациями.

  • Начать работу если не с начала года, то хотя бы с начала квартала.
  • Перенести остатки на начало года.
  • Перенести все первичные документы за текущий отчетный период (год) в новую систему и восстановить данные бухгалтерского и налогового учета с помощью групповой обработки справочников и документов.

Совет от компании RG-Soft: По сравнению с седьмой версией платформы, в восьмую было добавлено множество новых механизмов для автоматизации бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим, чтобы начать работать в новой программе с середины года нужно воспроизвести все хозяйственные операции с помощью типовых документов. 📌 Реклама Отключить

Поскольку даже за один квартал в компании может формироваться несколько тысяч документов, мы также советуем Вам воспользоваться автоматизированными средствами переноса данных.
Такими средствами могут быть:

  1. Типовое решение «1С:Конвертация данных». Данный программный продукт можно использоваться для переноса информации между любыми конфигурациями на платформе 1С. В нашем случае, для выгрузки документов из 1С:Бухгалтерии 7.7 в 1С:Бухгалтерию 8.
  2. Нетиповые разработки фирм Франчайзи. У многих компаний, в том числе и у нашей, существуют отработанные методики для решения данной задачи, что позволяет существенно сократить время и бюджет работ по переносу данных.
  1. Переход с типовой конфигурации с дополнительным переносом документов прошлого периода.

Отдельно отметим, что существуют компании, ведущие чрезвычайно длительные (более года) отношения по договорам с контрагентами. Руководство таких компаний заинтересовано в наличии «истории» своих хозяйственных операций в программе. Наличие в новой программе документов, введенных в старой программе, позволяет пользователям легко и быстро отслеживать взаимоотношения по конкретным договорам/сделкам. 📌 Реклама Отключить

Реализовать такой перенос возможно с использованием тех же механизмов, что и в предыдущей ситуации. Отличием данного процесса является отсутствие необходимости переносить все документы, можно ограничиться переносом только нескольких видов документов, а остатки по остальным счетам вводятся через стандартные обработки. При этом дополнительные перенесенные документы обычно оставляют непроведенными.

Совет от компании RG-Soft: Хотя документы за прошлый период перенести из старой программы в новую возможно, такой перенос приводит к заметному увеличению размеров базы, а следовательно и размеров обрабатываемых таблиц. Это в свою очередь может спровоцировать замедление работы системы. Поэтому использовать этот вариант перехода без крайней необходимости не следует. Перенесенные из прошлых периодов документы рекомендуется оставлять непроведенными, чтобы содержащаяся в них информация не влияла на текущую бухгалтерскую и налоговую отчетность. Используйте документы прошлого периода только в качестве справочной информации.

📌 Реклама Отключить

  1. Переход с нетиповой конфигурации на платформе 1С:Предприятие 7.7.

Описанные выше варианты применяются при переходе с типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7, но на практике нередко приходится сталкиваться с доработанными конфигурациями. Организация перехода в этой ситуации — особый вариант, заслуживающий рассмотрения.
В зависимости от характера внесенных в программу изменений существуют следующие технологии переноса данных.

  • Если конфигурация изменена незначительно и в основных механизмах похожа на типовое решение 1С, можно как и в предыдущих вариантах воспользоваться типовыми средствами перехода. Потребуется лишь настроить или незначительно доработать их под Вашу программу. Пожалуй самым испытанным и надежным средством является упомянутая уже «1С:Конвертация данных». Данный инструмент потребует от пользователя определенных навыков работы, однако с его помощью возможно организовать автоматизированный перенос объектов между конфигурациями. В данной ситуации это справочная информация и документы, если необходимо.
  • Если за годы использования конфигурация переработана коренным образом, то настройка типовых инструментов переноса может оказаться более трудозатратной, чем написание собственных обработок для этих целей. Аналогичная ситуация возникает и в случае организации перехода с программы учета, не связанной с платформами 1С. Осуществить такой переход тоже возможно, но заранее придумать универсальный обмен не получится. В каждом конкретном случае нужен индивидуальный подход к проблеме.

Совет от компании RG-Soft: В случае работы с типовой или незначительно измененной конфигурациями, используйте стандартные средства, давно разработанные и многократно проверенные. Если есть необходимость, специалисты нашей компании с удовольствием помогут Вам разобраться в типовых средствах переноса. Если конфигурация переработана под Ваши нужды и не является типовой или не относится к 1С вовсе, нужно уделить больше времени продумыванию тонкостей перехода. Наша компания может предложить свои наработки по переносу данных через файлы различных форматов, таких как dbf, xls, xml. 📌 Реклама Отключить

Многофирменный переход.

Из-за отсутствия механизма многофирменного ведения учета, многим предприятиям приходилось вести одновременно несколько баз в 1С:Предприятие 7.7. Так как в восьмой версии эта проблема решена, возникает задача соединения нескольких баз в одну в рамках проекта переноса данных. При этом каждая из баз семерки может обладать своими особенностями. Используя методики, приведенные выше, Вы сможете наладить взаимодействие с каждой из баз в отдельности. Однако возникает ряд подзадач, характерных именно для этого случая.

    • Унификация документов, относящихся к той или иной организации. Данная проблема легко решается с использованием механизма префиксов. Каждой организации, зарегистрированной в программе, присваивается свой буквенный префикс. Данный префикс прибавляется к номеру документа, тем самым обеспечивая уникальность номеров.
    • Контроль задвоения элементов справочников. При переносе данных из нескольких информационных источников в единую информационную систему может возникнуть ситуация, когда одинаковые элементы справочников, например, один и тот же контрагент в новом справочнике будет повторяться несколько раз. Поэтому после переноса данных необходимо выполнить процедуру сравнения и объединения дублирующихся элементов справочников.

Описать в одной статье все возможные особенности организации проектов переноса данных на платформу 1С:Предприятие 8 весьма сложно, поэтому мы постарались выделить самые важные на наш взгляд аспекты. Надеемся, описанные варианты помогут Вам сделать правильное решение. 📌 Реклама Отключить

Какие проблемы могут возникнуть?

Распланировав заранее все шаги по переходу, Вы сможете избежать многих проблем, но это еще не все, что нужно для достижения успеха. Существует также ряд специфических особенностей, которые обнаруживаются уже на этапе реализации проекта. Ниже приведены несколько факторов, с которыми сталкиваются многие компании при организации работ по переходу.

Исходные данные

Прежде всего, это самые разнообразные «ляпы» пользователей, допущенные при внесении данных в базу. В общем случае, однозначная идентификация объекта возможна по реквизитам ИНН и КПП. В семерке оба этих значения хранились в одном реквизите ИНН/КПП, и никаких проверок правильности введенных в этот реквизит данных не было. Возможно было ввести и меньше цифр, и разделитель поставить не в том месте, и ввести совсем абстрактные ИНН (иногда встречаются и такие: 22222222223). Типовой перенос, при формировании справочника контрагенты разделяет ИНН и КПП простым отсеканием нужного количества символов. Поэтому в реквизиты новой базы может быть записаны абсолютно некорректные данные. Конечно же, верная идентификация объектов при переносе по таким данным весьма затруднительна.
Другая проблема — полное отсутствие единого формата занесения данных. Каждый пользователь может ввести наименование так, как ему самому больше нравится. Представим, что в одной семерочной базе пользователь, заполняя реквизит «Наименование» контрагента, написал «УК вымпел», а в другой семерочной базе этот же контрагент указан как «Управляющая компания «Вымпел»». В такой ситуации автоматическая обработка никак не сможет понять, что это один и тот же контрагент и перенесет его в восьмерку дважды. Работать дальше в такой базе будет сложно, так как часть сальдо будет на одном элемента, вторая часть на другом.

📌 Реклама Отключить

Различия конфигураций

Еще одна группа ошибок переноса обуславливается технологическими различиями конфигураций. Некоторые хозяйственные операции отражаются в 1С:Предприятие 7.7 несколькими видами документов, а в 1С:Предприятие 8 одним. Например, поступления и материалов и товаров отражается в новой программе одним документом, а в старой — двумя. Таким образом, при попытке переноса документов «Поступление материалов №22» и «Поступление товаров №22» возникает ошибка контроля уникальности. Поскольку запись двух документов с одним номером в заданном периоде невозможна, необходимо искусственно вносить в них отличия и система внесения этих отличий оговаривается заранее. Например, данная проблема решается прибавлением дополнительного префикса к номеру загружаемого документа.

Для каждой особенности документа этот префикс выделяется отдельно. Это может быть характеристика базы, из которой загружаются документы или вид документа, из которого произведена загрузка. Вот пример формирования такого префикса. База филиала в Красноярске дает префикс «КР». Вид документа «Поступление материалов», из которого производится загрузка, дает префикс «М». Так, если номер документа в семерке был 00000031, то восьмерочный номер будет следующим:
«КР» + «М» + «00000031» = «КРМ00000031»

📌 Реклама Отключить

В результате в базу запишется номер, который будет являться уникальным.

Технические проблемы

Ошибки переноса данных могут возникать и из-за технических особенностей платформы 1С:Предприятие. Скажем, стандартный механизм поиска по наименованию не отличает большие буквы в наименовании элемента справочника от маленьких. При использовании этого механизма возникает путаница.

Например, в базе есть два контрагента «м-видео» и «М-Видео». При поиске контрагента «м-видео» система найдет «М-Видео». В результате получится неправильно заполненный документ. Данная ситуация отображена на рисунке 2.

Необходимо также обратить внимание и на саму избираемую методику переноса данных. Описанный выше пример с задвоением контрагентов, при переносе из баз филиалов компании может и не оказаться задвоением на самом деле. У компаний, работающих в разных городах, вполне могут быть и контрагенты, также работающие в разных городах.

📌 Реклама Отключить

Филиал компании «М-Видео» в Нижнем Новгороде и сама компания «М-Видео» в Москве в базах совершенно правомерно могут называться абсолютно одинаково. Чтобы избежать подобной путаницы, нужно выбирать методику переноса заранее. В нашем примере можно разделять контрагентов по разным группам справочника в зависимости от базы-источника. Выбор такой методики повлияет и на механизмы загрузки данных.

Комбинирование методов идентификации данных

Описанные выше способы решения возникающих проблем также могут оказаться недостаточно универсальными. При переносе данных очень важно уметь комбинировать методы, используемые в инструменте переноса. Например, большинство элементов справочников мы идентифицируем по наименованию.

Вместе с тем, при переносе документа «Принятие ОС к учету» такой способ даст нежелательные результаты в случае, когда производится ввод ряда мелких однотипных основных средств (канцелярские принадлежности, мебель и др.), отличающихся лишь инвентарным номером. В каждом документе принятия к учету будет указан один и тот же объект. А принятие одного объекта к учету несколько раз невозможно. Поэтому очень важно предусмотреть возможность настраивать используемое средство переноса данных. В таком случае мы просто укажем, что поиск ОС нужно вести по инвентарному номеру (коду).

📌 Реклама Отключить

Совет от компании RG-Soft: Самостоятельный переход между платформами 1С:Предприятие — решение непростое, но в определенных ситуациях самое правильное и экономичное. Если же Вы не уверены, что сами сможете преодолеть все возможные трудности, воспользуйтесь услугами фирм-франчайзи. Наша компания реализовала множество подобных проектов и создала вполне определенную «методику успешного переноса».

Методика успешного переноса

Основными критериями оценки любого проекта являются время, бюджет и соответствие требованием заказчика. Разберем подробнее каждый из параметров и способы учета их влияния на результат.

    • Время.

Процесс перехода на новую платформу сопровождается обычно дополнительной загрузкой пользователей. Потребуется некоторое время работать в двух базах, исправлять ошибки автоматизированного переноса, переносить некоторые объекты вручную. Все эти работы расцениваются пользователями как лишняя обуза. Следовательно, нужно стараться сократить до минимума период перехода между программами. Чтобы этого добиться, нужно делать следующее. 📌 Реклама Отключить

  • Сформируйте и проведите все необходимые документы за прошлые периоды (Закрытие месяца, Записи книги продаж, Записи книги покупок). Это необходимо для правильного формирования остатков на дату переноса. Выполнение этих операций в процессе перехода только удлиняет переходный период.
  • Если планируется использование внешних обработок, нужно выделить время на их написание и тестирование до начала переходного периода. Нашей компании неоднократно приходилось писать такие обработки и на основе полученного опыта мы создали собственное решение для переноса документов. Поэтому на новых проектах переноса мы не тратим время и бюджет на написание новых обработок, а лишь настраиваем свой инструмент переноса под особенности конкретного клиента.
  • Примите меры по заблаговременному обучению персонала особенностям внедряемого нового продукта. Это позволит сократить период «привыкания» пользователей к новому интерфейсу, а следовательно и позволит в более сжатые сроки перейти на новую платформу.
    • Бюджет.

Любая компания стремится к экономии и наиболее эффективному использованию своих денежных средств. Мы выделили ряд принципов позволяющих снизить стоимость проекта так, чтобы это не повлияло на качество работ. 📌 Реклама Отключить

  • Располагать и постоянно дорабатывать собственные средства обмена данными в различных форматах. Таким образом, мы учитываем опыт прошлых переносов и не тратим лишние средства на повторное написание похожих механизмов.
  • Привлекать к работе на проекте только опытных сотрудников. Статистика по прошлым проектам показывает, что если возникают какие-либо сложности, то «бывалый» специалист быстрее справляется с поставленной задачей.
  • Знать как можно больше информации о типовых средствах и их функционале. Использование типовых средств переноса или незначительная их доработка/настройка также способствует минимизации ваших затрат.
  • Понимать механизмы учета в различных версиях программы. Если в рамках проекта потребуется реализация дополнительного функционала, это повлечет дополнительные затраты только на разработку, но не на изучение.
    • Соответствие требованиям заказчика.

Множество компаний изменяют типовые конфигурации, реализовывая свою специфику на основе разработанных компанией 1С механизмов. При этом изменения могут быть достаточно существенными, что затрудняет использование типовых средств переноса данных. В такой ситуации необходим анализ сделанных изменений и написание собственных механизмов обмена. Специалисты нашей компании неоднократно сталкивались с подобными задачами и с радостью предложат Вам индивидуальное решение, удовлетворяющее максимальному количеству Ваших требований.

Вы еще думаете? Другие уже работают! 📌 Реклама Отключить

В настоящее время компаний, работающих с использованием 1С:Предприятие 7.7 по-прежнему остается достаточно много. Это связано с такими факторами как непонимание преимуществ новой платформы, нежелание учиться новым технологиям, опасения встретить большое количество трудностей при переходе. На примере 1С:Бухгалтерии мы постарались обосновать, что большинство этих причин не такие уж существенные. В рамках одной статьи трудно разобрать особенности переноса для любой конфигурации, однако нерешаемых проблем не может возникнуть ни в одном из случаев. На всем протяжении своей деятельности мы помогаем своим клиентам справиться с любыми проблемами, связанными с внедрением программ на платформе 1С:Предприятие 8. Если Вас заинтересовал вопрос перехода или у Вас есть какие-либо другие вопросы, касающиеся платформы 1С:Предприятие 8 и конфигураций, созданных на ней — мы к Вашим услугам!

В 2018 году прекращает поддержка конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом, версии 2.5», желательно, не откладывая, организовать переход на 1С:Зарплата и Управление персоналом, версии 3.1″ (ЗУП 3.1)

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года.

Но самым удобным и простым будет переход с начала нового года, с января. Такой переход особо привлекателен по следующим причинам.

  • Отсутствуют накопленные с начала года данные по НДФЛ и страховым взносам. Следовательно, нечего проверять и корректировать после переноса с середины года. Это значительно упрощает переход.
  • Перенос данных на начало января позволит видеть полную картину за весь год, получать своды, а при необходимости корректировать расчёты с начала года.
  • Уже за 1-й квартал можно будет сформировать отчёт 6-НДФЛ.

Рекомендуем оптимальный и безопасный способ перехода: параллельно производить расчет заработной платы одновременно в 2 версиях 1С ЗУП 2.5 и 1С ЗУП 3.1 в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пойдет не так.

Порядок переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1:

Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 необходимо выполнить начальный перенос данных. ЗУП 3.1 значительно отличается от ЗУП 2.5, поэтому переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.

Для успешного переноса данных необходимо выполнить следующую последовательность действий:

    1. Закрытие месяца в ЗУП 2.5.
      Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.
    2. Развернуть «чистую»базу ЗУП 3.1
    3. Обновить базы ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 до актуальных релизов.Разработчики регулярно устраняют ошибки переноса и дорабатывают перенос, поэтому вероятность получить наиболее корректные результаты переноса выше, если обновить базы до самых актуальных релизов.
    4. В ЗУП 3.1 в помощнике начальной настройки информационной базы указать, что перенос будет производиться из ЗУП 2.5:
    5. Далее выбираем информационную базу ЗУП 2.5, из которой требуется выполнить перенос данных:
    6. На следующем шаге помощник по умолчанию предложит рекомендованный переход на 1С ЗУП 3.1
    7. Если рекомендация разработчиков фирмы 1С не устраивает, то щёлкаем по ссылке «Настройка». Откроется окно, в котором на выбор предлагается два варианта.
      • Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется).
      • Использовать новые возможности кадрового учёта и начисления зарплаты.
    8. Запустить перенос данных.

Полный вариант: «Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется)»

В данном способе переносятся все кадровые документы. Одновременно переносятся и все расчёты, начиная с указанного года. В определённом смысле этот переход можно назвать полным.

Кажется, что это лучший вариант. Ведь сохраняются все данные и это позволяет формировать любые отчёты за предыдущие годы. При идеальном полном переносе есть возможность учитывать расчёты, которые были сделаны до переноса в старой программе. Например, если первичный лист оформлен в декабре прошлого года, а его продолжение начинается в январе текущего года, то, как обычно, ссылаемся на первичный лист. При рекомендуемом переносе такой возможности нет, но проблема решается.

Преимущества полного переноса на самом деле кажущиеся. При полном переносе в новую базу вместе с нужными данными мигрируют также все ошибки. Кроме этого переносятся и все устаревшие, не актуальные данные. Анализировать и разбираться со всем этим хозяйством будет чрезвычайно трудно. Трудоёмкость данного процесса многократно увеличивается при большом количестве сотрудников и большом многообразии задействованных расчётов. И, как это бывает, проблемы могут возникать в самый неподходящий момент.

Позволить себе полный переход с 1С ЗУП 2.5 на 1С ЗУП 3.1 могут те организации, у кого небольшая база и учёт вёлся практически без ошибок. В противном случае можно получить головную боль на длительный срок.

Краткий вариант «Использовать новые возможности кадрового учёта и начисления зарплаты»

Данный вариант называют рекомендованным или кратким переходом на 1С ЗУП 3.1. При таком способе на месяц начала ведения учёта переносится «срез» минимально необходимых данных. В определённом смысле это похоже на бухгалтерскую свёртку. Такой перенос обладает следующими преимуществами.

  • Позволяет фактически с «чистого» листа начать учёт в новой программе. Все недочеты и ошибки прошлых лет остаются в старой программе. Не надо тратить время и силы на их поиск и устранение.
  • Переносятся только актуальные данные. Например, сведения об уволенном сотруднике не переносятся, но переносятся данные соответствующего физического лица.
  • Позволяет более оперативно привести новую программу после переноса данных в рабочее состояние.

При рекомендованном переносе в новую базу не переносятся кадровые документы. Но это не принципиально: вся кадровая информация переносится в специальные регистры. Карточку Т-2 всегда можно будет сформировать по записям в этих регистрах. К тому же программа 1С ЗУП 2.5 остаётся у в организации. Всегда можно посмотреть старые приказы и расчёты.

Какие данные не переносятся в ЗУП 3.1

Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3.1 не переносятся следующие данные:

  • Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке).
  • Настройки отражения в учете.
  • Дополнительные реквизиты и сведения.
  • Данные управленческого учета.

Для успешного перехода с 1С ЗУП 2.5 на 1с ЗУП 3.1 необходимо выполнить подготовительные мероприятия:

  • Пройти обучение по работе с программой 1С ЗУП 3.1. Есть не мало случаев, когда пользователи отказывались от обучения, полагая что они легко справятся самостоятельно. Однако, после перехода на 1С 3.1, они вновь возвращались на 1С 2.5. Сейчас такой вариант уже не пройдёт.
  • В месяце, предшествующем месяцу перехода завершить по максимуму все расчёты. Желательно погасить задолженность по зарплате, НДФЛ и страховым взносам.
  • Подготовить базы к переносу данных.
  • Осуществить технический перенос данных.
  • Проверить и скорректировать перенесённые данные.

Помощник по переходу на 1С ЗУП 3.1 даже, если выбран рекомендованный вариант, не идеален. После того, как будет осуществлён успешный перенос данных, начилают работать пользователи. Для этого они должны не только уметь работать с версией 1С ЗУП 3.1. Пользователи должны чётко представлять, что, где и как надо проверять и в случае необходимости исправлять.

Что необходимо проверить в первую очередь:

  • Проверить справочную информацию.
  • Проверить кадровые данные.
  • Проверить начисления и удержания.
  • Проверить данные для расчёта среднего заработка и НДФЛ.
  • Проверить остатки по взаиморасчётам.
  • Проверить графики работы

Необходимость тщательной проверки после переноса обусловлена несколькими причинами:

  • Ошибки в 1С ЗУП 2.5. Например, в 1С ЗУП 2.5 были введены ошибочные данные. Разумеется, они перенесутся и в 1С ЗУП 3.1 и их надо откорректировать.
  • Структура данных 1С ЗУП 3.1. Структура данных и логика работы 1С ЗУП 3.1 существенно отличается от 1С ЗУП 2.5. Поэтому даже рекомендованный перенос не гарантирует отсутствия ошибок.

Не откладывайте на последний момент перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1. Лучше всего осуществить переход на январь нового года.

Возникли вопросы по переходу или Вам необхоима помощь и консультация по переносу данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1 , а так же работе «на старте» в 1С ЗУП 3.1, звоните, мы Вам поможем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *